信息时代的到来,以及现代医院管理的精细化、标准化、智慧化管理要求,都对医院基本建设管理提出了更高的要求与挑战[1][2]。2015年国家发展改革委牵头建立《国家投资项目在线审批监管平台》,实现“横向到底、纵向到边”的网络架构[3];2016年9月,国家卫生健康委员会建立了“委属管单位建设项目审批监管系统”,实现建设项目线上审批、建设过程实时动态监管[4]。近几年,信息化对传统管理理念和模式的发展升级形成倒逼机制。医院基本建设也逐渐引入信息化管理,但大部分都停留在一些简单的单项软件上,如造价和绘图软件等[5]。这些单项软件功能比较单一,对项目管理流程的实施、工作效率的提高、整合建设各方的信息交流互通,帮助有限,目前鲜有医院根据自身特点为基建项目管理专门开发一套信息系统应用于实际工作中[6]。为解决医院建设管理过程中面临的一系列问题,以政策导向和信息技术发展为指引,结合四川大学华西医院建设管理实际需求,建立基本建设项目管理信息系统。
基建项目管理信息系统不同于其他专项管理系统,服务对象是医院,施工、监理、设计单位等,四川大学华西医院基建管理信息系统根据实际业务工作需要,涵盖改造项目和新建项目,以其对于图纸要求、审批权限不同的要求,进行分类管理。同时管理范围为建设项目的在线立项决策和动态监管全过程管理,实现项目进展动态监管,以进一步提高工作效率,促进建设项目管理阳光、公开、透明[。
医院建设项目业主方的管理制度及流程,大多仅停留在规章制度当中,实际实施仍以传统的工作模式在进行。工作内容交叉、工作顺序颠倒的情况时有发生。管理的不规范导致了各类沟通无法记录为正式沟通,影响了信息沟通的效用且无可查询[8]。系统应依据不同类型、不同大小的项目管理要求,在立项审批、招标采购、合同签订、变更签证、认质认价、现场检查、问题整改、竣工验收等重要环节,精细化各审批环节职责要求、建立标准化审批流程,可追踪各流程进展情况,实现各环节审批意见留痕,保障管理流程合规,过程透明。
基建项目的管理涉及多方参与,而传统的线下开会、电话、邮件的沟通方式,不仅消息传递滞后,沟通效率低,任务执行情况也难以落实。通过信息化手段,实现资源网络化,建立医院内部、设计单位、施工单位、监理单位等之间统一的信息交换平台,改变各方沟通模式和相互之间数据的获取关系,有效提高信息传递效率、保障内外部资源高效有序、监管全面透明、界面明确清晰。
现有医院建设项目管理部门难以实现对正在进行的建设项目实时监测及预警。在执行施工计划及投资计划时,实际的执行偏差、未来的发展趋势都无法及时了解,从而无法及时进行管控,导致建设项目的目标无法高效、经济的完成。建立信息化系统,可实时获取项目进度执行、投资花费、现场质量等方面情况,并对标准偏离项进行实时预警,以便各方及时采取应对措施[
传统的项目现场管理方式多是依赖于项目管理人员的经验和专业技术知识所决定的,而信息系统可以固化质量安全检查标准等内容,将传统的依赖人的经验进行管理,转变为以标准指导的方式推动项目开展,实现经验的高效,形成质量验收及问题整改闭环管理,控制工程质量,规范管理工程技术资料档案,动态追踪每一个问题的处理结果,避免信息孤岛,实现零缺陷项目交付。
医院基本建设项目管理信息系统,分为网络基础层、核心数据存储层、后端流程数据管理层、基建业务应用服务层和云端用户访问层,如图1所示。系统底层技术框架具有良好的可维护性,由于逻辑层和展现层的合理分离,使得后续系统使用过程中若有新增需求,可使需求修改的风险降低到最低。基建业务应用服务层,采用的是Web应用程序开源集成框架SSM,可以更方便的集成第三方平台(邮件,微信,智慧工地,财务系统及其他系统/平台/应用),针对特殊应用时也具有良好的可插拔性,能避免大部分因技术问题不能实现的功能;系统业务应用是以医院基本建设项目管理内容出发,涵盖立项管理、前期报批报建管理、设计管理、投资管理、进度管理、现场管理等内容。系统备有完善的数据安全体系,实现数据分级管理、数据安全策略、数据存储、数据传输、数据保护加密、数据试用,依据不同角色进行数据权限划分,针对数据的重要程度对涉密的数据做加密处理,对于第三方系统接入做数据的使用需要系统的授权访问,以保障系统数据安全。
围绕基本建设项目全生命周期管理,建立涵盖立项审批、前期报建、施工组织、运行维护等各阶段的建设项目管理信息系统,实现建设、咨询、设计、监理、施工等项目参建各方协同管理,具体内容包括综合事务、立项审批管理、前期报建管理、设计管理、合同管理、投资控制、招采管理、进度控制、现场管理、文件管理、项目展示及系统管理等[17]。系统使用人员涵盖医院内部(基建运行部、财务部、审计处、国资部、工会)、施工单位、监理单位、过控单位、项目管理单位等实现管理全方位全过程主动公开、透明。示例如图2所示。
2.2.1前期立项报建管理
按照基本建设程序和各地方政府报批报建要求,标准化前期报建管理手续,将项目前期报建任务细分为项目方案立项阶段、可研阶段、初步设计阶段、施工图设计开工前阶段四个阶段,将各手续逐项列明,明确每一报批任务的责任人和时间,系统自动追踪手续办理进展,保障前期报建手续齐整,方便各参建单位、各相关人员可根据系统权限线上查阅与检查。同时,根据项目大小,报建手续要求不一样,可根据项目的类型勾选需要办理的手续,方便比对与查看。
2.2.2 投资管理
根据项目全过程投资控制体系,建立投资匡算(项目建议书)、估算(可研报告)、概算(初步设计)、招标控制价(施工图设计)多级投资控制体系,实现从粗放到精细的过程控制,逐级确定项目招标控制价,指导采购招标。同时,施工单位确定后,根据项目分部分项投资情况,以及合同签订与支付和经济签证单等有关情况,对比控制价,为投资控制提供参考。优化项目资金分配,有效降低投资风险,避免投资超概。
2.2.3 合同管理
根据项目大小和拟采用的建设组织形式,提前规划拟签订合同,同时,对合同签订、履约、结算分别进行管理,实现合同总体规划、单项合同全过程动态追踪执行。按照项目类型制定拟签订合同计划,具体分为勘察与设计类、工程类、设备采购类、咨询类等,每一个大类下再分小类,做到项目合同签订的对标,避免重复采购或落项。
建立合同看板管理,实现合同执行过程中的可视化,对项目各合同的执行环节,完成状态(待招标、招标中、已招标)、中标结果等集中管理。建立合同执行全生命周期管理,对合同的全生命周期管理(合同确定、合同款支付、汇总支付审批、质保金返还、合同结算、合同台账),线上形成合同档案,明确必要的合同信息,规范合同会审流程,依靠系统自动触发审批流程,提高合同会审效率,降低风险。
2.2.4 进度管理
实现智能化的进度计划管理、进度执行与反馈、项目过程控制与预警。明确里程碑任务节点和各任务前后置关系,总包、监理、专业分包通过PC端、移动端实时反馈项目进度,系统对比项目计划于实际完成间的偏差,并对延期任务进行预警提,并及时推送给管理者。
2.2.5 现场质量安全管理
系统内置项目质量检查标准(各标准规范),结合项目建设过程实际进度,按照关键环节、重要节点明确项目现场检查计划,系统自动推送相关检查标准,指导检查工作开展。针对检查未通过项,系统自动驱动问题整改流程,线上明确问题整改人员,追踪整改结果,保证质量管理闭环。示例如图3所示。
2.2.6 文件管理
规范项目文件标准,以文件的角度规范项目的开展,保证资料的完整性,建立文件存储目录,包含前期报建文件、招标阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、会议纪要等,分阶段存储项目文件,并进行版本控制、权限控制,保障文件齐全,数据安全。示例如图4所示。
四川大学华西医院基建项目管理信息系统正式运行后,现已有113个基建项目(其中,大型项目13项,维修改造项目100项)全部纳入系统进行管理,总投资30亿元多(其中,维修改造项目2亿多),在项目的投资和进度、质量控制等方面发挥了重要作用。其中,作为首先应用的在建项目转化医学综合楼,已实现所有档案文件线上存档,实现了管理过程动态留痕,安全文明和质量实现了闭环管理,特别是2019年主体施工时进度纠偏完成了2019年底主体结构封顶的既定计划。系统以项目管理为核心,其中包括了财务管理、风险管理、招标管理、合同管理、流程管理、现场管理等一系列流程,以上内容均可在基建项目管理系统中进行业务流转。下一步,应按照国家有关建设项目监管要求,考虑与主管部门建设项目审批监管平台对接,以及和建筑行业部门监管系统联通,实现建设项目投资、质量、进度、安全等信息的全网络监管。同时,以内部制度文件为基础,将国家有关法律法规、医院有关管理制度文件,嵌入信息系统,做到从制度上、流程上管理,充分利用信息化手段提升医院基建项目管理水平。