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行业案例

业主投资

项目背景

随着建设项目规模的不断扩大及项目复杂性的增加,投资失控的现象时有发生,给投资者带来很大的经济损失及管理困惑,而且项目的投资效益难以保证。而传统的依靠人工手段进行收集、处理、分析及科学决策的方法日趋被动,改革传统的管理模式,将项目管理业务的过程电子化、信息化,从而有效控制、管理项目,达到预期效果,势在必行。因此就需要通过信息化的手段解决业主在投资管理中规划资金、控制过程、分析效益的问题。

 项目需求分析

优秀的投资管理标准,缺少落地方法

企业为了更好地控制住投资风险,花费大量的精力、财力制定了优秀的管理标准与管理办法,但是这些经验在推行时,因为人的理解能力、执行能力、责任心等不可控因素,致使标准无法执行到位。比如我们实施客户的某个项目时,因为业主方的项目经理为了加快项目进度,原本应该招投标确认的供应商,却选择了单一来源方式,导致成本大大的增加。

所以华腾业主投资项目管理整合平台,提供的不仅仅是一个个单独的工具,而是要解决企业项目管理投资标准如何更有效的落地、投资过程如何控制、投资成果如何运营等问题,通过信息化的实施,强制要求项目中的每一个参与方都可以按照标准执行,这样可以大大避免原来的错误重复犯,比如上述例子,可以通过信息化的手段,按照合同规模,强制启动招采方式,如果不按规定执行,在签约合同时,就无法审批。

投资执行缺乏整体规划,造成投资超概

因为大型的投资项目周期比较长,很多合同无法同时开展招标,一般的做法是一边开展工程进度,一边进行招采。这样的做法会导致业主缺少投资规划,容易发生“前松后紧”,使得越往前的合同金额越难以控制,越往后,可使用资金越紧张。在我们实施的客户中,因为业主在投资控制时,缺少对整个项目招采的与投资的规划,不清楚一个工程的投资是如何分解的,要招标多少个合同,每个合同预估招标价格是多少,全部随做随招,到工程中期已经超出了原本的投资概算,不得已又进行了大量的投资追加。

所以华腾业主投资项目管理整合平台与中国建设科技集团共同合作研发,形成了独特的投资规划体系:概算形成后,将概算分解至各个合同包分,规划每一个合约的预估价格。其次在施工图预算委托制定时,通过限额比例下压的方式,控制施工图预算,形成每一个合约招标控制价。最终在实际招采时,如果供应商报价超出招标控制价,则直接废标。使得企业在投资控制时,不再受到项目进度开展的约束,从而有效的规划与控制住每一笔资金。

投资造价频繁调整,无法追溯调整过程及原因

投资项目因为涉及的资源各方较多,需要平衡好各方利益,造成投资经常要发生调整变化。所以就要求投资管理的调整过程必须清晰化、可追溯,对于每次调整的原因要进行说明,在我们实施的经验中,个别客户为了平衡好各方的利益诉求而随意调整概算,最终导致了项目无法达到初期的投资目标,而投资过程又无法追溯。

所以华腾业主投资项目管理整合平台,在投资变更部分,当发生科目金额变化时会与每一个相关的投资科目进行关联,形成动态变化,明确资金从哪个科目借出,又借入至哪个科目,同时系统还会记录每一次变更的时间、变更人员、变更后金额、变更原因。未来在查看项目投资过程时,可以追溯到每一个科目的变化次数与变化过程,让企业项目投资过程可追溯。

缺少投资全生命周期的过程控制手段

因为项目投资贯穿整个项目组织过程,从前期策划阶段的项目可研估算;设计阶段的初步设计概算;采购招标阶段的施工图预算与招标控制价;合同签订后的合同签订价;合同执行过程中的变更金额与补充金额;竣工后工程结算价。而传统的管理手段,无法逐笔追踪、实时核算项目每一项的花费情况,对于大额的投资项目来说,稍微一个失误就是上百万甚至上千万的资金损失。在我们实施的客户中,因为缺少投资的过程控制,导致项目竣工结算超出原有概算30%,完全失去了当时项目投资的意义。

所以华腾业主投资项目管理整合平台,在投资控制部分,把前期的投资估算、投资概算、合同控制价、投资计划、招标控制价、合同签约价、合同变更价、竣工结算价,完全关联起来,同时把每一项投资金额与涉及到的对应业务也进行了关联整合,从可研管理、设计管理、招采管理、合同管理、变更管理、竣工管理,让企业可以动态追溯每笔投资的计划、执行、变更过程,提高投资动态管控的能力,从而可以及时、准确、清晰、完整地展现企业中每一个项目投资的全貌。

华腾业主投资项目管理系统建设思路

 

所以针对业主投资项目管理中的关键需求,华腾结合多年积累的项目经验及客户案例,建议从以下三个方面进行系统的建设:

1、 建立标准落地子平台

标准落地子平台,主要解决如何把项目的投资规范进行强制的固化和落地,让参与项目的人员都可以按照统一规范的标准开展项目,使得项目可以按照标准化的方式达成预期目标。具体包括了:投资项目的组织流程标准、投资风险控制标准、投资审核流程标准、投资过程的数据填报标准。

其中最难的就是如何把这些标准与实际业务开展串联起来,一般传统的系统只是把标准做成了附件,让执行人员通过附件下载学习,但是这种方式使得实际业务开展还需要依靠人工的自觉性,比如执行人员对于上传的附件“不下载、不学习、不浏览”,导致项目还是无法做好,管不住投资。所以华腾业主投资项目管理整合平台实现标准管理与业务管理联动机制,把每一个标准都细化到执行人员的管理表格和管理流程中,无形中把好的经验固化和渗透下去,让执行人员形成习惯,真正通过标准提高人员的绩效,防止问题反复发生。

建立投资规划子平台

投资规划子平台,主要解决如何把项目的投资有效地转换成单独独立的合同,明确每一个投资对象(合同),通过整体的合同规划,让业主知道项目的投资全貌,从整体上把握和规划好项目投资。具体包括了:投资估算管理、投资概算管理、合同预估价管理、招标控制价管理、合同管理、工程变更管理、项目资金管理、竣工结算管理。

其中最难的是“投资概算与合同分解”及“合同签约后产生漏项”。在投资概算分解时,因为缺少合同分解的管理步骤(合同网络图),使得业主在实际开展招标后,容易发生投资超概。所以就需要在管理体系上加入合同网络图管理,根据初步设计图纸划分好合同包,再依靠信息化手段,把该合同包主要工作内容与概算关联起来,从而达到每个合同工作内容不重复、不落项、明确投资金额。

“合同签约后产生漏项”主要强调的是,避免不同合同接口部分的施工内容产生遗漏,最终不得不变更追加,从而超出概算。比如在我们实施的客户中,因为主体工程和网架工程中都会涉及到“预埋件”部分的施工内容,而在招标时,该部分在双方的合同包中均未包含,这样导致实际项目开展后,此部分工作无人做,而只能重新追加预算。所以,我们通过系统自动提示出该合同包可能涉及的易混点内容,并在招标发标时明确易混点的实施主体,即是否由本合同包承担。这样通过事先防范规划的方式,避免了无谓的变更。其次通过信息化的实施,在把项目经验积累时,把易混点、合同规划模型等进行积累和固化,建立数据库,不断提升管理能力。

建立投资全过程控制预警子平台

投资全过程控制预警子平台,就是要解决投资过程中,实际的投资额度与计划产生了较大的偏差,如何快速的预警给相关的管理者。具体包括了:概算与估算偏差、签约与招标控制价偏差、变更超概、合同支付与月度资金计划偏差。

其中最难的就是如何制定好控制阀值标准和确定硬性指标,比如在我们实施的客户项目中,就强制规范了当合同变更超出了原造价的30%,则停止该合约执行,当项目的动态投资超出原概算的20%,则直接暂停项目的执行,待总结原因后,再行规划决策。这样,一旦项目出现该类风险后,无须在通过人工的方式层层汇报,系统就直接通知到项目的最高负责人,而且通知的手段多样,比如:短信、微信、QQ、邮件等。所以华腾公司不仅承担了信息化构建的任务,而且还要承担与企业一起进行管理梳理和拔高的任务,企业在信息化系统建设时,华腾公司会根据企业目前的管理现状稍加拔高,建议企业从管理优化再到信息系统升级。

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