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招采供应链管理

在项目开展过程中,会出现由于不能有效控制采购成本而影响项目整体利润达不到预期目标的情况;采购的执行过程中,由于不能按照项目总体进度计划要求执行,而导致部分物资不能按要求工期进场,从而影响整体项目推进的情况,是项目管理中的重要一环。

招投标采购管控平台固化内部采购流程标准,提升采购执行标准化水平。同时与互联网应用相结合,利用互联网的优势形成采购与供应商的线上协作互动。平台建立多次竞价机制,降低采购成本,还可将采购任务自动化分发,降低采购过程大量的协调组织工作。除此之外,材价库和供应商库的建立,能够动态积累材价信息和供应商资源。

在项目开展过程中,会出现由于不能有效控制采购成本而影响项目整体利润达不到预期目标的情况;采购的执行过程中,由于不能按照项目总体进度计划要求执行,而导致部分物资不能按要求工期进场,从而影响整体项目推进的情况,是项目管理中的重要一环。

招投标采购管控平台固化内部采购流程标准,提升采购执行标准化水平。同时与互联网应用相结合,利用互联网的优势形成采购与供应商的线上协作互动。平台建立多次竞价机制,降低采购成本,还可将采购任务自动化分发,降低采购过程大量的协调组织工作。除此之外,材价库和供应商库的建立,能够动态积累材价信息和供应商资源。

一、采购策划阶段

采购策划阶段是招投标采购流程的初级阶段,在这一阶段,系统通过项目信息管理将采购招投标流程立项,以项目为入口对整个采购招投标流程进行管理,同时固化内部采购流程标准,提出采购申请,并以采购申请为依据制定采购计划,从根本上解决买什么,怎样买的问题。

1、以项目为入口,对招投标采购流程进行管理,方便后续项目前后端管控的延伸。

传统招投标平台只是单纯的实现招投标流程的线上操作,使招投标过程只能独立的存在,无法与其他项目相连接,而本平台通过对招投标流程立项,以项目为入口,对整个招投标流程进行管理,使得采购招投标过程前端与经济采购来源相连接,后端与成本管理相连接,形成一个全寿命周期的招投标过程。

2、在采购计划管理中,固化不同的招标采购模式,自动执行采购任务,提升采购执行标准化水平。

招标采购流程标准参差不齐,无法统一,不仅给管理者造成了一定的管理困难,也在很大程度上阻碍了招标采购流程的顺利完成,固化采购流程标准不仅利于企业内部的管理,而且科学的采购流程也能够确保采购计划的顺利进行,有效降低不必要的采购成本。

3、提出采购申请,系统根据采购申请自动生成采购计划,并将采购计划中的采购任务自动分发给采购负责人。

进行采购执行之前首先要明确要买什么,什么时候买,以什么样的方式买等相关问题。系统会根据客户的需求制定采购申请,并将采购申请中的采购清单直接带入到采购计划中,生成采购计划。通过在采购计划中确定采购方式和采购范围来决定整个采购招投标过程的后续发展,以采购计划为主线贯穿整个采购招投标过程的发展。

二、采购执行阶段

采购执行阶段是招投标采购流程的核心阶段和具体实施阶段,系统按业务发生过程从企业发布招标公告开始到定标结束,对整个采购招投标流程进行管理。实现招采过程中数据之间的交互和串联,各方面资源的协作,标准的沉淀以及自动化的生成。

1、在标准管理方面固化模板,快速完整的编写招标公告,招标文件。

工程招标文件相对于货物,服务类招标文件而言更具有系统性和复杂性,它涉及工程技术,工程经济,项目管理等很多方面的知识,因此编制一份合格的招标文件需要消耗大量的人力物力和财力。为解决这一问题,系统以标准招标文件为模板,利用电子文档的特有优势,使招标文件可以从电子招标系统中获取数据,大大降低了招标文件编制的复杂程度。

2、形成采购与供应商的线上协作互动,不仅降低招标的成本,还大大提高了整个招标采购工作的效率。

在招投标过程中,招标方和投标方需要进行多次沟通,以解决招投标过程中出现的相关问题。相对于面对面沟通需要消耗的大量的人力财力,系统运用互联网的优势实现供应商线上报名,供应商质疑,问题的答疑与澄清,线上解决投标方和招标方之间的问题沟通和数据参数的核对与交互。

3、在供应商投标方面,在线对设备的参数,价格进行反馈,实现参数,数据之间的交互与关联。

由于招投标过程中,投标方需要与招标方反复核对所采购设备,材料的技术参数和规格型号,并且不断对招投标文件中技术参数做出调整。因此本平台更加重视数据,参数之间的交互性和关联性,不仅能够实现参数的反复修改,而且能够将供应商的响应值与招标方的要求值进行对比,最大可能实现参数标准化。

4、在报价阶段,建立多次竞价机制,降低采购成本。

初次评标之后,由于一些无法预料的因素,招标方可能觉得供应商的投标价普遍偏高或者需要根据发生的变动对投标价格作出一定的调整,考虑到招标方这一需求,我们设置了供方调价这一模块,在该模块中招标方可以多次向投标方发起再次报价的邀请,多次调价,降低成本,提高利润空间。

5、在评标阶段,将设备,材料的价格和技术参数进行汇总和在线对比,作为评标的依据。

对于技术评标,最重要的就是技术参数的比较,由于一个设备会对应很多参数,这些参调价的过程中发生微调,这就给参数对比带来很大的难度。系统为解决这一问题设置了投标参数一览表,分阶段列出招标方的要求参数和投标方的响应参数,并将其对比,作为评标最有力的依据和支撑。

三、采购招投标结果的确认阶段

招投标采购结果的确认阶段是整个招投标过程的收尾阶段,在这一阶段系统会对整个招投标过程中形成的文件和合同进行整理和分析,并且对此次招投标过程中出现的数据和合作的供应商进行积累。

1、进行合同档案登记,并将采购招标文件归档。

招投标过程一旦结束,系统就会根据招投标过程中的形成的合同与文件进行整理,并自动归档,形成统一的项目文件管理。同时,能够自动维护项目文件的目录,随着招投标过程的中新文件的生成,不断更新和维护文件管理的目录。

2、形成材价信息库,动态积累材料的采购价格和采购信息。

在招投标过程中,材料的价格和参数是具有复杂性和多变性,处理材料的参数往往需要消耗大量的人力物力财力。而且对于招标方而言,很多同一类别材料或者设备需要多次购买,为保证再次购买时能够参考之前购买时的数据信息,系统将会自动积累所采购材料的价格信息和参数标准信息,逐步建立企业内部定额库,为以后同类材料的采购提供依据。

3、不断积累供应商资源,建立供应商库。

为了进一步提高供应商和企业之间的合作程度,抑制“长鞭效应”的发生,同时保证企业在招投标过程中有足够的供应商资源进行选择。系统将不断选择和积累客户所需要的优质供应商,形成满足客户需要的的供应商资源链,以实现对供应商资源的共享。