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项目预算成本管理系统

华腾项目预算成本管理

 (一个清单贯穿控制招标、合同、变更、支付全过程的预算成本管理)

项目背景及目标

项目背景及挑战

随着国内外行业的快速发展,企业业务快速发展、承接项目数量的剧增,为保证工程造价的合理性、准确性,项目利润控制的及时性,所以预算控制是我们目前行业的首要任务。近年来,随着企业的预算管理需求、制度体系的不断完善,导致管理与执行无法相结合、执行无法落地,仍存在不少问题。而这些问题大致分为以下4类:

1、缺乏一个较为完善的预算定额体系;


Ø  借用定额现象严重,造成预算不合理现象严重;
Ø  由于市场竞争激烈,各个地区特点不一,所以一个全面的定额体系,可以有效的提高项目执行率。

2、预算标准无法落地;


Ø  预算管理在制度层面体现了,“先有预算、后有支出,没有预算、不得支出”和“专款专用”的预算管理理念,但在执行时却无法按标准落地,造成标准与执行二张皮;

3、 传统的预算依靠人为监督、手工作业、单独软件工具,导致信息孤岛,致使无法对项目预算执行进行实施监控,领导无法准确了解预算的实际执行情况;


Ø  如果领导随时想了解某一项目的预算执行情况,还需要线下人工进行统计、汇总报表,导致领导拿到的资料是滞后的,而且领导对传统的方式只能了解到一个总数,没办法掌控到项目的整个成本指标的执行情况,如:每个成本指标对应的签证量是多少,回款金额是多少,每个发货单的过程是什么,如果出现成本核算超出预算指标时,无法给领导做预算执行过程的重现;
Ø  由于项目核算的滞后性,导致领导无法做到实时控制预算,并在第一时间对预算进行调整,缺乏决策支持数据;

4、传统的预算执行上报方式缺乏便捷上报途径及工具,预算执行上报数据带有滞后性,上报结果缺乏有效性;


Ø  通过电话这些传统方式进行结果反馈产生了滞后,领导没有办法第一时间获得想要的一手资料;
Ø  预算上报的结果没有参考依据,领导无法确定上报的预算情况和实际的预算情况是否相符;

华腾预算成本管理系统解决方案

华腾预算成本管理系统是指通过项目组织过程和预算监控全过程的串联整合系统平台,代替以往依赖人员监督、手工作业、单独工具软件(Excel等),并能够与其他系统连接,实现制度落地、业务指导,预算成本管控等辅助功能。华腾预算成本管理系统可以有效解决上述预算管理难题。
华腾预算成本管理系统将代替原有依靠人工借用定额的方式,在信息化的平台里可以把公司内部的定额与材料标准固化在系统中,这样在编制成本指标预算时,预算编制人员可以根据需要选择相应的定额,系统会自动加载到预算编制中,不仅减少了编制人员的工作量,而且通过系统也把标准与编制结果进行了有效的关联与落地。;
华腾预算成本管理系统将代替原有依靠人工对制度、流程的宣导方式,把企业内部的各种标准、流程、风险控制点、岗位职责全部固化在系统中,形成规范的项目业务组织过程和流程审核标准,大大降低了人为干预制度的执行,杜绝了制度与执行“二张皮”的情况发生;
华腾预算成本管理系统将代替传统人工电话、邮件等滞后的上报方式,通过线上的即时上报和标准流程的审核,保证预算执行反馈的及时性、可靠性以及有效性;
华腾预算成本管理系统将代替原有线下人工核算的方式,在信息化的平台里通过后台数据汇总,实时查看目前预算执行的情况;

华腾预算成本管理系统建设后为单位带来的价值

平台化的系统建设,加强了多职能之间的协作与沟通;

打破各个部门、成本各个层级之间的信息孤岛,有效的信息整合;

强化落地企业内部制度与标准;

标准化的审批流转方式,减少人为对流程与任务的干扰,保证企业业务执行及信息传递无误;

提高预算执行反馈的准确性、及时性;

实现对公司项目预算执行状况的实时跟踪,对项目预算超标的及时预警提醒;

动态监控各项目预算执行情况,加强项目预算执行过程的管控;

华腾预算成本管理系统特点

以往信息化建设主要还是从具体功能角度出发,只是独立的模块,如:成本管理、费用报销等,同时配合线下的Word、Excel等工具进行应用,但工具的最大弊端只是解决了单独独立职能的问题,但业务之间的关系并没有整合,数据之间被割裂、业务组织过程无法有效衔接,还需要人工进行预算执行上报和业务流程的执行。所以华腾认为未来的信息化系统,就是要打破传统的“工具”模式,让多套系统、多种业务流程、多种数据方式,按照一套标准的业务过程有效的整合和串联起来,形成公司预算管理的信息化平台。

较于其他预算管理系统,华腾预算管理系统具有以下特点:

     1、支持自定义预算超标预警设置。

     2、支持自定义预算模板。

     3、支持预算与招标、合同、费用管理执行关联,做到专款专用。

     4、支持预算与招标、合同、费用管理执行关联,形成预算控制。

     5、支持可视化流程配置,控制预算的变更、执行和审批。

华腾预算成本管理系统内容

华腾预算成本管理系统产品概述

华腾项目预算成本管理系统就是针对建设施工单位的要求而开发的预算管理软件。华腾项目预算管理系统在应用过程中实现了工程施工单位中预算类型维护、预算模板制定、预算编制、预算执行以及项目核算的全面管理。具体业务流程以及应用流程如下:

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华腾项目预算成本管理系统

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预算全生命周期管理

通过系统管理者可以清楚了解到公司全部开展和完成的项目,同时根据项目预算的里程碑节点,让管理者可以通过全局了解到目前项目预算的进展情况,当管理者需要关注某个项目的预算时,则点击该项目则可以进行单项目的追踪。对于单项目的追踪,系统根据企业设置好的预算流程,固化出预算执行过程,分为三个阶段,第一成本指标编制,第二成本执行,第三成本核算,管理者可以清楚的了解到该项目目前预算执行的情况,当出现问题时也可以快速追踪到责任人与责任部门。

收入合同评审

根据项目甲方需求,首先进行收入合同录入,把收入合同中的分部分项内容保存在系统中作为成本指标编制依据,同时系统提供工作流引擎可以在线对合同进行流程审批,保证合同结果的真实性、合理性。

预算编制

预算编制人员,可以通过系统对成本指标进行在线的预算编制,为后续成本执行打下基础,同时编制结果通过系统可以与WBS进行对应,保证预算结果的一致性

预算变更

用户拟制预算变更单时,需要选择要变更的成本指标,同时选择变更内容(人工费、主材费、辅材费、机械费、其他费),系统将会根据用户选择自动加载出相应的分部分项(预算数量、本次变更数量、变更后数量),同时用户对本次变更数量进行编辑,当变更审核后系统会自动更新成本指标中的预算数量,形成新的成本指标控制依据。

预算执行

预算执行主要体现材料的采购执行

材料

 系统在预算执行时主要对主材(数量)、辅材(数量、价格)进行控制。

主材是通过发货申请单进行控制,在拟制发货申请单时,选择相应的成本指标,系统将自动加载出单项目成本指标下的所有主材,同时支持在线编辑申请数量,同时系统会对申请数量进行动态剩余数量的控制(在途数量),当申请数量超出材料剩余数量时,系统会对超出项进行红色箭头标注,这样在发货流程审批时领导就很清楚哪项材料申请数量超出预算了,从而控制主材发货量,当发货确认后系统将记入成本。

辅材(司采)是通过采购申请单进行控制,在拟制采购申请单时,选择相应的成本指标,系统将自动加载出成本指标下的所有需要司采的材料,同时会自动加载出材料的价格、预算数量、剩余数量等,当采购申请数量、材料单价超出单项材料的剩余数量和价格时,系统会对超出项进行红色箭头标注,并提示和告警来对辅材进行量和价格的控制,系统进行记入成本。

人工

系统对人工控制主要根据现场签证和回款确认进行控制。

现场签证

在编制施工现场签证审核单时,主要依据合同或者成本指标去记录相关的签证量,同时用户可以选择多个成本指标,系统会自动加载到签证审核单中,同时系统会显示出每个成本指标预算签证数量、上期末签证数量、本期末签证数量、剩余待签证数量、签证类型,同时系统将签证单与合同、项目进行关联,当施工现场签证审核单审核通过后,会把已签证数量、签证百分比反填到成本指标中,同时领导也可以通过签证百分比来了解每个成本指标的执行情况。

回款确认

在编制施工项目回款审核单时,用户可以选择多个成本指标,系统会自动加载到项目回款审核单中,同时系统会显示出每个成本指标预算回款金额、本期回款金额、上期末回款金额、本期末回款金额、剩余待回款金额、回款类型,当施工项目回款审核单审核通过后,会把已回款金额、回款百分比反填到成本指标中,同时领导也可以通过签证百分比来了解每个成本指标的执行情况。

费用报销

在费用报销单中,用户可以选择多个成本指标,系统会自动加载到费用报销单中,同时用户可选择成本指标中的明细科目,来对每个成本指标下的科目进行报销,同时系统会根据每个成本指标的签证百分比或回款百分比(1.回款费按回款百分进行报销控制2.机械台班费按实报实销3.其他费则按签证),自动换算出本次报销金额、实际报销金额、剩余报销金额,形成前端的控制依据,同时领导可以了解每个成本指标相关的签证报销百分比、回款百分比和成本指标的执行情况。报销审批完成后,则记入改成本指标中明细科目发生成本。

机械

在编制施工现场签证审核单时,主要依据合同或者成本指标去记录相关的签证量,同时用户可以选择多个成本指标,系统会自动加载到签证审核单中,同时系统会显示出每个成本指标预算签证数量、上期末签证数量、本期末签证数量、剩余待签证数量、签证类型,同时系统将签证单与合同、项目进行关联,当施工现场签证审核单审核通过后,会把已签证数量、签证百分比反填到成本指标中,同时领导也可以通过签证百分比来了解每个成本指标的执行情况。

成本指标分析

成本指标核算分析

系统提供展示单项目所有成本指标列表,对每个成本指标已签证数量、已回款金额的情况进行展示,同时对每个分部分项是否编制预算,当用户点击某个成本指标,系统会自动汇总显示出成本指标所有的核算情况(包括:原有数量、变更数量、最终数量、签证数量、盈亏数量、单价)。

单项目成本指标核算

领导可以选择相应的项目,来了解单项目的核算信息。通过系统把WBS与成本指标进行串联,可以清晰的让领导时时了解每个成本指标的执行情况,包括:预算金额、预算数量、变更金额、变更数量、已回款金额、已签证数量、待回款金额、待签证数量。

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多项目盈亏核算

领导可以点击“项目概况”,来了解公司所有项目的核算信息。通过系统可以时时让管理者了解目前项目的收支情况、项目的动态毛利情况,同时也可以对未来预计总收入和预计总成本进行对比,避免未来的费用超支,产生大量的公司垫资或者低于公司毛利润要求的项目。

领导成本分析平台

 项目统计分析主要是基于单项目产生的结果,可以为领导提供项目的统计分析,同时还需要对多项目形成横向对比,年度开发项目成本对比,同时系统根据报表结果也可以通过图形化的手段,对结果进行展现,让领导更方便的进行决策。

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