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行业案例

办公用品管理平台

办公用品管理范围

办公用品,指人们在日常工作中所使用的辅助用品,办公用品主要被应用于企业单位。

办公用品分类:

☆  固定资产类办公用品。如:传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。

☆  非消耗性办公用品。如:办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。

☆  消耗性办公用品。如:笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。

办公用品过程中可能存在的问题?

对公司管理来说,办公用品管理一般有以下几类问题:

☆  办公用品需求量大,所有的购置单,入库单,出库单中每件物品的基本信息都由用户手动填写,相关人员的工作量比较大,可能出现输入错误,计算错误等,加大错误出现的机率。

解决办法:

需要采购的物品信息从办公用品信息库中选取,填写申请数量自动计算出单类物品总金额,以及同张申请单中所有物品总金额。

☆  数据量大,查询历史数据不方便。

解决办法:

根据公司用户日常习惯,用系统实现多条件查询数据。

☆  办公用品大多属于小而杂的物品,手工记录容易造成人为丢失或者重复领用等事情发生。

解决办法:

数据在系统中保存之后,只要用户不进行手动删除,数据一直都存在于系统当中。

用户只需要按照出库申请单中的用品信息进行领取即可,领取完之后的用品不能再进行领取,系统将自动在用户进行申领物品选取的时候将已经领取物品的屏蔽掉,用户无法选择。

☆  办公用品属于比较杂的商品,由于厂家和型号不同,也是属于不同的商品,但是实质上这不同的商品对用户使用上不造成任何影响。

解决办法:

生成办公用品物资基本信息库,对办公用品进行高效,统一采购。用户在进行办公用品申购的时,只能从物资信息库中去获取物品。

办公用品管理软件中是如何解决这些问题的?

办公用品管理,使公司的办公用品得到合理、有效的利用,控制费用开支,避免浪费,规范公司办公用品的采购与使用。

办公用品管理主要包含以下几个模块:

采购申请

需求部门对要购买的办公用品进行发起采购申请,并由相关负责人对采购申请进行签字和确认。

物品入库

对已经采购到货的物品进行入库登记操作。

领用申请

申领人对已经采购到货的物品提交出库领用申请操作。

物品统计

物品统计主要实现对每个部门某个时间段或者所有部门某个时间段进行物品领用的数量的统计功能。

物品类型维护

物品类型维护主要包括物品物品类型,维护人,所属部门,维护时间字段。

物品计量单位维护

物品计量单位维护主要包括物品物品计量单位,维护人,所属部门,维护时间字段。

物品基本信息维护

物品的基本信息维护,相当于办公用品资源库和库存库,办公用品管理员在此进行办公用品的维护动作。

这里所维护的办公用品的基本信息主要包括物品类别、名称、型号、单位、供应商、库存等字段。