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工程资料管理

流程图

 

 

 

建设理念

标准化文件存储规则,实现过程文件自动归档,动态追踪文件产生过程,保证文件归档及时性和真实性,提高文件的共享效率。

1、规范项目文件的产生,建立标准化的文件目录结构

在统一标准化文档分类时,多套归档标准“各自为政”,项目之间归档规则不一致,导致领导想统一排查问题时不知从何入手。文档目录的标准化管理可以提高项目文档管理的规范性,是有序高效管理繁琐项目文档的基础,避免多套归档标准下管理的混乱。

2、基于项目开展过程,动态化收集项目文档资料,做到项目过程归档

非信息化的文档管理通常在项目完工后才开始手工整理文档甚至后补文档,工作繁琐量大,还容易出现遗漏和作假。在项目工作过程中,系统根据归档规则自动归集过程中的文档和附件,从而减少手工归档工作量,并且最大限度地保证过程资料的真实性,避免过程文档“后补”和遗失。

3、分级分权设置文档权限,保证项目核心资料安全

为了保证线下文档的安全,部分企业采取了严密的档案管理制度,然而往往“矫枉过正”,导致文档借阅和使用程序十分繁琐,文档价值得不到发挥。通过系统企业可以按项目、按角色、按人员、按目录进行文档权限设置,实现过程中文档查阅的细分化管制。同时,当出现借阅需求时,可在线申请,进行规范的审批流程后方可借阅,并且每次借阅和归还记录都详细在案,责任可追。

4、可追溯文档发生过程,透明问题产生过程

当工程事故发生时,很难从留存的文档中还原当时真实的工作发生过程,无法进行有效追责。通过系统可以使文档与工作过程关联,点击每个过程中归集的文档,可以查看到当时文档来源的工作表单,执行人、审核人、审核意见、整改结果、变更等因素一览无余。