全过程工程咨询单位在项目的施工阶段,对建设工程的投资管理活动中,主要工作涉及到招标工程量清单的编制以及施工过程中工程款的支付、工程变更现场签证及索赔管理等几个方面的工作。工程变更及现场签证管理。这都是基于我们通过目标的分解在第58小节文章中所确定下来的投资管控组织架构。
工程变更及现场签证是施工单位最喜欢的工作,那是因为它能使施工单位口袋变得更加丰满,而对于建设单位和全过程工程咨询单位来说,则总是为此担惊受怕,那是因为一方面他们要面对审计,另一方面变更和签证就像是魔鬼,会慢慢吞噬他们的投资。
故而,在全过程工程咨询项目中一度被沦为在施工阶段投资管理最大的风险不可控因素,但在绝大多数情况下,在具体的工程实践当中,又往往不可避免,须重点管控。怎么管控呢?我们今天详细聊一聊。和上一篇文章一样,来点实战点的,如下文。
(一)工程变更管理
1、依据
工程变更是施工阶段费用增加的主要途径,全过程工程咨询单位必须重视工程变更的管理。工程变更的主要依据:
(1)国家、行业、地主有关技术标准及质量验收规范及规定等;
(2)《建设工程工程量清单计价规范》(GB50500-2013)
(3)施工合同
(4)施工图纸
(5)人工、材料 、机械台班信息价及市场价
(6)施工单位投标工程量清单
(7)变更通知书及变更指示
(8)计量签证
2、工作内容
在工程施工过程中,由于各种原因,会出现工程变更和合同争执等情况。这些问题的产生,一方面是由于设计疏漏或错误,导致在施工过程中发现了设计没有考虑或考虑不周的施工项目,从而不得不补充设计或变更原设计。另一方面是由于发生了不可预见的事故,如自然或社会原因引起的停工或工期拖延等。由于工程变更所引起的工程量变化、施工索赔等,都有可能使得投资超出全过程工程咨询单位对投资管控的目标要求,故而在工程实施过程当中,需要特别重视工程变更及其价款的管理。
工程变更管理主要工作是审查工程变更资料,审查的重点包括但不限于变更理由是否充分、变更程序是否合法合规、变更估价是否准确。
此外,对于全过程工程咨询单位所提出的工程变更,需要以函件的形式下发至施工单位;对于施工单位所提出的工程变更,若不影响使用功能的情况下,需得到全过程工程咨询单位的同意和许可,所有的工程变更经全过程工程咨询各专业设计咨询师的技术审核、总咨询师同意后,向施工单位发出。
全过程工程咨询单位在进行工程变更管理过程中,须建立严格的审批制度和审批程序,其目的在于防止任意提高设计标准、改变工程规模,增加工程投资,切实把投资控制在目标范围内。
3、工作方法
全过程工程咨询单位进行工程变更管理的主要工作有以下几点:
(1)审查变更理由是否充分
对施工单位所提出的变更申请,应严格审查变更的理由是否充分,预防施工单位利用变更增加工程量、工程造价,减少自己应承担的风险和责任。区分施工单位所提出的变更是技术变更还是经济变更,对其提出的合理降低工程造价的变更则应该积极支持。
全过程工程咨询单位自身所提出的设计变更,则应进行内部审核、评定,若因不能满足使用功能需求或在确保投资目标达到的前提下提高设计标准,可以变更。
(2)审查变更程序的合规合法性
全过程工程咨询单位应审查施工单位所提出变更程序的合规合法性,主要依据是在双方签订合同时对变更程序的约定下进行审核。如果在合同中没有约定,则应根据《建设工程价款结算暂行办法》(财建【2004】369号)文中的规定进行审查,在审查过程中主要应注意以下4个关键环节。
1)施工中发生工程变更、施工单位按照经全过程工程咨询单位出具的变更设计文件进行变更施工,其中,若是政府投资项目的重大变更,需按基本建设程序报批后方可施工。
2)在工程设计变更确定后14天内,设计变更涉及合同价款调整的,由施工单位向全过程工程咨询单位提出,经发包人审核同意后调整合同价款;
3)工程设计变更确认后14天内,如施工单位未提出变更工程价款报告,则全过程工程咨询单位可根据所掌握的资料决定是否调整合同价款和调整的具体金额。重大工程变更涉及工程价款变更报告和确认的时限由双方或三方(建设单位、全过程工程咨询单位和施工单位)共同协商确定。
4)收到变更工程价款报告的一方,应在收到之日起14天内予以确认或提出协商意见,自变更工程价款报告送达之日起14天内,对方未确认也未提出协商意见时,视为变更工程价款报告已确认。
(3)审查变更估价的准确性
在工程变更管理过程当中,全过程工程咨询单位对工程变更估价的处理应遵循以下原则:
1)合同中已有适用于变更工程的价格,按合同中已有价格变更合同价款;
2)合同中只有类似于变更工程的价格,可参照类似价格变更合同价款;
3)合同中没有适用或类似于变更工程的价格,由施工单位提出适当的价格,经全过程工程咨询单位确认后执行。
4)合同中另有约定的,按约定执行。
按照一般规定在合同中没有适用或类似于变更的价格由承包单位提出适当的变更价格,经全过程工程咨询单位造价咨询师审核,给出意见,并由总咨询师及建设单位确认后执行。
全过程工程咨询单位为了有效控制项目投资,应在施工合同专用条款中对上述条款进行补充和修改为:在合同没有适用或类似于变更的工程价格由施工单位提出适当的变更价格,经全过程工程咨询单位审核。若总包单位对全过程工程咨询单位最后确认的价格有异议,而又无法套用或无法参考相关定额时,由全过程工程咨询单位、施工单位双方共同进行市场调研,力争达成共识。对涉及金额较大的项目,由全过程工程咨询单位、施工单位等相关方共同编制补充定额,报建设单位审批后确定变更工程价款。
4、注意事宜
(1)若不能满足工程验收规范要求、不能满足使用功能需求或施工技术要求,则必须进行工程变更;
(2)在满足工程验收规范要求、满足于使用功能需求和施工技术要求的前提下,尽管变更理由非常充分,如果总投资不可控,则全过程工程咨询单位也不能同意变更;
(3)如果相关单位、全过程工程咨询单位审核同意变更的,则应按变更管理程序变更工程的综合单价。
5、成果性文件
(1)工程变更审批流程表
(2)工程变更汇总表
(二)现场工程签证管理
1、依据
全过程工程咨询单位在进行现场签证管理时,主要的依据是:
(1)国家、行业和地方政府有关规定;
(2)施工合同
(3)其他专业现场资料
(4)现场变化的相关依据;
(5)计量签证
(6)工作联系函、会议纪要等资料
2、签证的内容
现场签证是指在施工现场由全过程工程咨询单位监理咨询师、造价咨询师、总咨询师和施工单位共同签署的,用以证实在施工过程当中已发生的某些特殊情况的一种书面证明材料。现场签证的管理必须坚持“先签证,后施工”的原则。
现场工程签证主要涉及工程技术、工程隐蔽、工程经济、工程进度等方面的内容,均会直接或间接地发生现场签证价款从而影响工程造价。工程签证的主要内容如下所示:
(1)工程技术:
●施工条件的变化或非施工单位原因所引起的工程量的变化;
●工程材料替换或代用等;
●更改施工措施和技术方案导致工作面过于狭小、作业超过一定高度,施工单位采取了为保证工程顺利进行的必要措施;
●施工合同约定范围外的,施工单位对于全过程工程咨询单位供应的设备、材料进行运输、拆装、检验、修复、增加配件等;
●全过程工程咨询单位借用施工单位的工人进行与工程无关的工作;
●施工单位在施工前对障碍物的消除与迁移及跨越障碍物施工等;
(2)隐蔽工程:
●监理咨询师由于自身原因未能按时到位,随后要求的剥离检查检验,检验结果为合格的;
(3)工程经济:
●非施工单位原因导致的停工、窝工、返工等任何经济损失;
●合同价格所包含工作内容以外的项目;
●没有正式的施工图纸的建设项目,如零星维修项目,由施工单位提出一套技术方案,经审批完毕后实施;实施完毕后办理工程签证,依据工程签证办理竣工结算
●施工合同中约定的可调材料差的材料价格
(4)工程进度:
●设计变更造成的工期拖延;
●非施工单位原因造成分部分项拆除或返工工程
●非施工单位原因停工造成的工期拖延
(5)其他:
●不可预见因素,包括不可预见的地质变化、文物古迹等;
●不可抗力因素造成的人工窝工、对已完成工程损坏部分进行修复。
3、签证办理的方法
现场工程签证的具体内容具有非常大的不确定性,也是施工单位牟取额外利润的重要手段。因此,做好现场签证管理,是全过程工程咨询单位在项目投资控制中的一项极其重要的工作,也是影响项目投资控制的关键因素之一。
全过程工程咨询单位应严格审查现场工程签证,并把好审核关。对于涉及金额较大、签证理由并不是十分充分的,宁可缓慢一些。实行全过程工程咨询单位监理咨询师、造价咨询师、总咨询师、施工单位会签制度。
全过程工程咨询单位对于工程现场签证的管理内容如下所示:
(1)应明确现场工程签证的内容
施工单位在施工过程当中必须符合法律、法规、规章、规范性文件约束下的合同具体约定。全过程工程咨询单位与施工单位对签证中需要明确的内容,可在施工合同专用条款中重点写明,其涉及到的主要内容如下:
在施工合同中应具体约定工程签证的原则,约定哪些内容可以签证,哪些内容不能签证,如果签证则签证的内容有哪些。但凡涉及经济费用支出的停工、窝工、用工、机械台班签证等,由全过程工程咨询监理咨询师认真核实后签证,并注明原因、背景、时间和部位等。应在施工组织设计中审批的内容,不能作为签证处理。如:临设的布置、钢管焊接的方式、设备安装的方式、每个系统调试的方式……等等,应在施工组织设计中严格审查,不能随意作为工程签证处理。
在合同中,发承包双方应在合同中约定签证的效力及处置的方式。例如,在施工合同中,要求现场签证必须由总监理咨询师签字才能生效、没有总监理咨询师签字的现场签证不能作为结算的依据。还可以约定,在现场签证中只计量,费用由全过程工程咨询单位造价咨询师确认后,在结算时支付等条款。
此外,全过程工程咨询单位与施工单位应当在合同中约定单份签证所涉及费用的大小权限,建立不同层次的签证管理制度。涉及金额较小的内容可由全过程工程咨询监理咨询师和总监理咨询师共同签字认可;涉及金额较大的签证则应由建设单位代表、全过程工程咨询单位、施工单位等三方召开专题会议,形成会议纪要,通过签署补充协议的形式予以确认。
(2)签证办理的时限
现场签证要在合同约定的时间内及时完成办理流程,不应拖延或过后依靠回忆补签。这样一方面可保证签证的效力,另一方面则是基于工程建设自身的特点,在工程实施过程中会有很多工序被下一道工序所覆盖(如室内外管道工程、土方工程等),还有的会在施工过程中被拆除(如临时辅助设施),而且参加建设的各方人员都有可能会变动,因此,全过程工程咨询单位在现场签证中务必做到一事一签、一次一签,及时处理,及时审核。对于一些重大的现场变化,还应保留影像资料,作为签证的参考证据。
(3)签证的审核
全过程工程咨询单位对于签证的审核主要涉及到以下几个方面:审查签证主体的合法性、审查签证形式的有效性、审查签证内容的真实合理性,审查签证程序及时间符合合同约定。
●签证主体的合法性:签证主体指的是总承包合同双方在履行合同过程中在签证单上签字的行为人。签证单上的签字人是否有权利代表承发包双方在签证单上签字,直接关系到该份签证是否有效,关系到施工单位在履行合同过程中所做的签证是否最终能进入到工程结算。因此,审查签证主体必须为合同中明确约定的主体。
●签证形式是否有效:工程签证相当于施工合同的补充协议,一般来说应采用书面形式,审查的内容应当包括签证的当事人、签证的事实和理由、签证主体的签字以及承发包人双方的公章或经授权后的项目专用章;
●签证内容的真实合理性:审查签证内容真实合理,真实性表现在签证内容是否属实。合理性的具体表现为在签证内容应符合合同约定,签证内容涉及价款的调整、工期顺延及经济补偿等内容,应坚持合同原则,严格按照合同约定的计算方法、调整方法等进行相应签证的办理。
●签证程序及时间应符合合同规定。审查应严格遵循合同中关于签证程序的相应条款约定,未按照时效和程序办理的签证将视为无效签证。(在施工合同签订前应加入相应条款的约束)
4、注意事宜
(1)现场签证手续办理要及时。在施工过程当中,签证发生时应及时办理签证手续,如零星工作、零星用工等。对于因施工时间紧迫,不能及时办理签证手续的,事后全过程工程咨询单位和建设单位应及时给予补办手续,以避免工程结算时发生纠纷;
(2)加强现场工程签证的审核。在现场签证中,施工单位有可能提供与实际情况不符的内容及费用,如多报工程量、提供弄虚作假的签证等。因此,全过程工程咨询单位应严格审查,同时把好审核关,避免出现施工单位的签证不实或虚假签证的情况发生;
(3)规范现场工程签证。建立现场工程签证会签制度,明确规定现场工程签证必须由建设单位代表及总咨询师、造价咨询师、监理咨询师、施工单位共同签认才能生效,缺少任何一方的签证均为无效签证,不能作为竣工结算和索赔的依据。
5、成果性文件
(1)工程签证报审核定表
(2)工程签证汇总表
上述就是项目在全过程工程咨询模式下,工程变更和现场签订的主要内容以及注意事宜。关于表格,只是我的一个建议性用表,之所以这样说,是因为每个企业都会结合自身的实际情况和管理方式,设计多种表格,具体还得视企业自身的实际情况而确定。
实际上全过程工程咨询的管理模式系向建设方集成的一种新型的建管模式,我今天分享出来的管理方式同样也适用于建设单位自管,只不过是参建的主体不一样了,建设单位自管的情况下,则需要有更多的参建单位共同努力,如监理单位和造价咨询单位等。