项目背景
中国XX船舶重工集团公司(简称:中船)成立于1999年7月1日,是在原中国XX船舶工业总公司所属部分企事业单位基础上组建的特大型国有企业,是国家授权投资的机构和资产经营主体,由中央管理。
中船重工是中国最大的造修船集团之一,拥有46个工业企业、28个科研院所,员工14万人,总资产1,900亿元。
本方案主要针对中船下的信息研究中心的需求进行编制,随着业务发展,项目的并发量加大,通过跟相关负责人沟通对科研项目管理中的进度管理、任务上报、工时统计以及相关的合同管理进行一期的系统的建设,加强企业的管控目标。
项目要点概述
本项目通过多次的需求沟通后,对于中国XX船舶信息中心13室的系统建设,主要围绕项目管理、合同管理进行系统的功能建设,其中通过业务流程、系统权限、即时通讯解决项目合同过程提高项目管控标准、加强沟通效率,降低沟通成本。
个人任务概述
个人工作任务主要对日常及项目中的任务计划进行管理,其中包括周工作计划、月工作计划及相关的分析,如下:
★ 周工作计划:对每周的工作任务情况进行计划的编制(如:计划名称、计划任务内容、计划完成情况等),对周工作计划进行上报审核,审核通过后进行发布,每周初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核;
⊙ 周任务上报:任务执行情况上报可直接对任务进行上报,也可通过项目进行任务的上报,如:在任务计划上报时确定是否是项目任务,如果是管理项目,在判断上报时是否在周计划内,如果是关联周工作计划;这样就可以从周工作计划的角度看到任务完成情况及进度,可也从项目的角度看到任务的完成情况及进度)
★ 月工作计划:对每月的工作情况进行计划编制,对月工作计划进行上报审核,审核通过后进行发布,每月初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核。
⊙ 月任务上报:(可分解为周计划,也可根据周计划进行汇总为月度计划),对计划进行上报,同周计划上报方式相同;
★ 计划完成情况分析:对计划完成情况进行分析,如:周工作计划、月工作计划等进行进度分析及预警。
项目管理概述
对项目组织执行过程进行管理,从项目立项、项目进度、项目任务、任务上报、项目分析预警等项目全过程进行管理,同时对项目中涉及的密级程度、项目贡献考核等。
★ 项目密级管理:对项目进行密级等级维护,进行密级等级分类(如:内部、秘密、机密等),同时根据不同等级的密级程度进行权限的设定,设定每个密级程度中涉及的可阅及可操作的成员(设定初始化人员群组,如:领导、项目经理、普通员工等,也可在项目中进行重新设定),同时也可根据项目类型、课题类型等进行密级等级的设置,作为“建议密级”;
★ 项目贡献比例:分为两方面,一在项目立项时设定权重;二在项目执行完成后,对项目组成员的任务完成情况进行贡献比例的设定;
⊙ 一、在立项时对项目组岗位进行权责的比例划分(该岗位在项目中起到的作用的重要程度进行划分);
⊙ 二、项目执行完成后,对项目组成员的表现及任务完成质量、完成时间等方面进行评估,进行项目贡献比例的分配(前提应有项目及考核标准制度)。
★ 项目立项:根据不同类型(如:咨询项目、年度课题、密级等级等)的项目进行项目立项审核,其中包括项目基本信息、相关合同信息(如有合同)、项目组成员信息、权责比例、项目时间周期、进度要求等。
★ 项目进度:项目立项完成后,根据项目立项要求进行项目进度计划的编制,其中包括里程碑(项目关键节点)、任务节点,任务间的前置、后置关系,时间要求及控制标准。
★ 任务分配(任务安排):根据进度计划进行任务的分配,根据不同的任务类型(同项目类型,分为咨询项目、年度课题)进行下派,同时对时间上报时间要求进行不同级别的预警设置(如:红、黄、绿进行预警的设置,及时间要求控制)。
★ 任务上报:根据任务分配的任务进行工作完成情况的上报,通过任务进行实施情况的反馈(任务上报包括相关的关联项:如对应的项目、对应的分项进度、对应的周计划情况等),同时如无法按照原计划倒推的时间节点(预警要求时间的设置)完成,系统自动提醒任务接受人,同时根据缓急程度进行逐级预警上报;如无法按原计划完成,则需提交项目变更流程。
⊙ 任务上报:分为单任务上报和多任务上班,可通过按单个任务进行上报(如上述),也可通过周报、月报(可汇总成年度工作报告)的方式进行多任务的上报。
★ 项目变更:项目无法按原计划执行时(如:逾期、需求变更等),可进行项目进度变更,对项目变更的内容及依据进行上传(如:洽商变更单等,可系统管理或上传附件及扫描件),领导审核通过后对项目信息进行变更,更改后通知项目组成员,同时对项目变更过程进行留痕可追溯。
★ 项目统计分析:根据项目的不同类型,对项目情况进行统计分析,如:项目排序(根据项目的缓急程度、项目优点规则等进行排序)、项目筛选(按照项目内容条件进行筛选想了解的项目信息)、分项查询(可编辑列,对平常关心的数据内容进行显示、隐藏的方式得到想要的项目数据)、项目列表信息的数据的导出(Excel、Word、图片等),从项目的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。
★ 人员工作量统计:通过周报、月报及单任务的分配情况,从项目、个人角度对人员工作量饱和程度进行统计分析,方便查看每个人的任务安排情况,便于任务的分配而作为依据。
★ 进度控制预警提醒:对项目执行过程数据进行进度控制,对项目进行状态(已完成、进行中、进度滞后、严重超期)的标注,同时跟进紧急程度进行颜色预警(红色标识严重超期的,黄色标注滞后的、绿色代表完成、黑色代表正常进行中的项目),同时可通过消息通知的方式(如:即时消息、催办单等)进行提醒、通知项目组成员(可进行逐级预警方式,如:一级提醒参与人,二级提醒组长、三级提醒项目负责人)。
项目成果管理概述
项目成果管理主要针对项目过程中,及项目执行后所存档的文件进行管理,按照不同类型进行分类管理、整理、查阅、借阅、归还、续借等,资料信息管理的全过程管理。
★ 课题(成果):其中包括课题成果分类、课题成果整理;
◆ 课题成果分类:可按项目、按密级、按成果类型、按课题进行项目成果分类。
◆ 课题成果整理:分为两方面,一方面由管理人员直接将历史的数据录入,另一种,通过项目归档过来的;课题整理过程中进行整理和发布,发布过程中对文件见的主题、基本信息、所属类型、密级等级、可阅范围(可按分组进行设定,如:所有人可见、按部门、按个人、按群组等)、可下载范围等进行设定,审核后进行发布。
★ 课题(成果)一览:对课题成果按照分类进行展现,存储所有课题(成果)资料(该菜单有权限的人才可以看见)。
★ 课题(成果)借阅:对课题成果资料进行借阅,其中包括借阅资料的基本信息、借阅时间(到期后自动收回可操作权限)、是否需要下载、借阅原因等, 审核通过后进行资料使用权限的操作。
★ 可查看课题(成果):根据不同人的权限可见范围中的技术资料信息库,根据权限进行资料的查阅、下载等。
★ 课题(成果)归还:对借阅的课题(成果)资料进行借阅后的到期归还(在线借阅到期后自动收回可操作权限),进行归还的操作。
★ 课题(成果)续借:如对借阅资料需进行继续查看等操作,可进行续借,审核通过后可进行重新查阅、下载等操作。
收入合同管理概述
针对企业所签订的收入合同信息进行管理,从合同的会签审核、登记、合同发布、合同清单、合同变更、合同开票、收款、数据的统计分析预警等。
★ 合同会签:根据不同合同类型、合同签订金额等进行合同签订审核,对合同签订的内容、金额、周期、支付方式等进行审核,审核通过后根据合同内容进行合同信息的登记。
★ 合同登记:合同登记其中包括合同基本信息(通过合同会签审核单直接关联,同时对会签中未涉及的内容进行完善)、合同是否对应项目、相关的项目信息、客户信息、分签单位、合同负责人等,同时对合同状态进行标注。
★ 合同发布:合同正式签订后的合同信息发布,同时对应关联的项目信息进行状态的标注,关联项目进度,对应合同开票、收款情况。
★ 合同清单:在合同签订时上传的合同清单(或标的内容)进行管理,清单内容直接管理项目进度(合同进度),在项目执行过程中,对清单内容的执行的确认(计量工作量、任务情况),通过清单的执行确认进行收款。
★ 合同变更:如合同执行过程中,合同无法按照原合同金额、内容进行执行时,需进行合同变更审核,审核过些中上传合同变更依据(如:洽商变更,需提交洽商变更单),领导审核通过后,对合同信息进行变更,在项目执行过程中以变更后信息进行执行,同时对变更过程进行记录,形成历史信息,保证数据的可追溯性。
★ 合同开票:根据合同执行情况或合同付款条件进行合同应收账款的确认,根据应收账款进行发票的开具,同时记录已开发票的基本信息(包括:发票抬头、内容、税率、开票单位名称、开票金额等),同时标注开票的状态(如:已开、未开、已开未收款、已开已收款等)。同时可根据开票的时间进行催款(相关制度:财务规定票据开出后180天内,如不收款无法进行票据的退票、换票等操作)。
★ 合同收款:根据项目、合同信息进行合同约定收款(如:按项目进度收款、按合同支付条件收款等),同时标注收款的状态(如:应收款、预收款、已收款、实收款等),并关联发票信息,标注收款及发票的管理状态(如:已开、未开、已开未收款、已开已收款等)。根据收款条件进行款项的对应收款进行催收(通知给销售或项目负责人、组长等),由财务进行收款到账的确认。
★ 合同统计分析:根据合同的不同类型,合同信息进行统计,如:合同信息排序、合同条件筛选、分项查询(可编辑列,对平常关心的数据内容进行显示、隐藏的方式得到想要的合同数据)、合同状态、合同进度等,从合同的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。对分析统计后的数据进行数据的导出(Excel、Word、图片等)。
★ 合同进度:针对合同的执行情况,合同的收款情况进行进度节点的标注,同时跟项目执行、审核流程进行关联,实现合同进度数据的动态跟踪,同时根据合同执行预设的预警节点进行合同进度的预警。
★ 合同控制预警提醒:通过项目进展情况管理合同进度、对合同收款、执行、项目任务执行情况对合同进行预警,通过消息推送(如:即时通讯、短信等方式)的方式提醒相关人员进行及时处理。
支出合同管理概述
对支出类的合同进行管理,分为:采购合同、劳务合同、服务合同等类型的管理,根据不同类型合同的管理方式进行合同监督管控,其中包括:合同拟定审核、谈判记录、分合同回去、合同登记、付款计划、合同变更、合同付款、合同分析等。
★ 拟制合同: 对支出合同进行拟制及初步审核,其中包括:分项分包合同、采购合同、劳务合同等合同类型;
⊙ 审核内容:合同签订的基本信息、签订方(供应商、个人)、合同金额、合同周期、是否关联项目、付款条件等信息进行审核。
★ 合同谈判记录:对应支出合同的谈判情况进行记录作为合同签订审核依据,其中包括:合同信息、项目信息、谈判参与人、分供商(可从供应商库选取)、服务内容、谈判内容、谈判争议点、谈判结果等信息的审核及存储。
★ 分合同会签:合同签订审核,根据不同合同类型、合同签订金额等进行合同签订审核,对合同签订的内容、金额、周期、支付方式等进行审核,审核通过后根据合同内容进行合同信息的登记。
★ 合同登记:合同登记其中包括合同基本信息(通过分合同会签审核单直接关联,同时对会签中未涉及的内容进行完善)、合同是否对应项目、相关的项目信息、供应商信息、合同负责人、付款方式等,同时对合同状态进行标注。
★ 付款计划:根据合同付款方式进行付款计划的编制,如:采购合同根据到货验收进行付款,服务合同根据项目交付情况进行进度款的支付等。
★ 合同变更:如合同执行过程中,合同无法按照原合同金额、内容进行执行时,需进行合同变更审核,审核过些中上传合同变更依据(如:洽商变更,需提交洽商变更单),领导审核通过后,对合同信息进行变更,在项目执行过程中以变更后信息进行执行,同时对变更过程进行记录,形成历史信息,保证数据的可追溯性。
★ 合同收票:根据合同执行情况或合同付款条件进行合同应收账款的确认,根据应付账款进行收票,同时记录已收票的基本信息(包括:发票抬头、内容、税率、开票单位名称、开票金额等),同时标注收票的状态。
★ 合同付款:根据项目、合同信息进行合同约定付款(如:按项目交付成果收款、按合同支付条件付款等),同时标注付款的状态(如:应付款、预付款、已付款、实付款等),并关联发票信息,标注付款及收票的管理状态。根据付款条件进行款项的对应付款进行催办(通知给采购或项目负责人、组长等),由财务进行付款确认。
★ 支出合同台帐:根据合同的不同类型,合同基本信息、合同付款情况、收票情况等进行统计,从合同的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。对分析统计后的数据进行数据的导出(Excel、Word、图片等)。
质量管理概述
对项目执行质量建立质量标准库,同时对项目执行过程进行质量监控,其中包括质量标准文件管理、质量目标(质量指导、质量控制点)、质量检验、不合格报告等。
★ 质量文件维护:包括分类维护和文件维护;
⊙ 分类维护:对质量文件类型进行维护,其中包括:分类编码,质量文件类型分类;
⊙ 文件维护:针对质量文件标准进行管理,其中包括:文件主题、浏览范围按所有部门按人私有进行查看权限的设置,质量标准文件的审核,相关文件附件;
★ 质量文件管理:对项目质量文件进行管理,其中针对不同项目管理质量文件的标准要求(目标),进行项目质量标准的管理,其中包括:项目编号、项目名称、制单人、制单时间、对应质量标准版本、质量文件上传(或者直接关联质量标准库);
★ 质量目标:质量目标要求中对应质量目标的质量指导及质量控制点;
⊙ 质量指导:对项目执行过程中的质量标准执行情况进行质量指导,其中包括:指导代码(编号)、文件名称(质量文件)\条款名称、条款内容等;
⊙ 质量控制点:对项目质量控制点进行监控,其中包括:控制点代码编号、质量控制点名称、控制点级别、质量要求;
★ 质量检验:在项目执行过程当中,对质量达标情况进行检验评审,确认质量达标,其中包括:内部和供应商的检验;
⊙ 内部:对内部的工作任务的完成情况及质量标准进行信息收集和评估,确认质量达标,其中包括:项目信息、检验内容、检验时间、记录名称、参与人、记录类型(如:抽检、完结检验)、是否合格、及多出的技术规范标准、检验方式、检验结果等;
⊙ 供应商:对应外包项目及服务等进行质量要求的检验评审,确认质量达标,其中包括:对应的项目信息、质量标准(合同内容要求或质量文件标准)、制作单位(供应商)、供应单位责任人、检查结果、处理结果、检查人,项目负责人等;
★ 不合格报告单:对应检验不合格的内容,进行不合格报告单,检验记录、对应项目、分项任务名称、参与人、责任单位(部门)、不合格分类、不合格等级、问题描述及原因分析。
权限管控概述
对系统的权限进行管理,精确的个人、根据岗位职能进行权限的设置,其中包括:数据的条目、内容(单项目、单合同信息),系统功能,授权编辑权限,表单按钮,申请权限(下载、查看的权限,),数据导出权限设定(Excel、Word、图片等)。
⊙ 数据的条目、内容(单项目、单合同信息)
◆ 通过项目的组成员及相关审批人可见项目。
⊙ 系统功能
◆ 通过按照人员的岗位职能进行功能权限的分配。
⊙ 授权编辑权限
◆ 表单内的数据的编辑查看的权限。
⊙ 表单按钮、申请权限(下载、查看的权限)、数据导出权限设定(Excel、Word、图片等)。
◆ 控制表单的按钮权限。
即时通讯概述
通过系统即时通讯插件进行内部的及时沟通,只允许通过文字进行信息的发送,同时对发送内容、时间、发送人员进行即时通讯的日志留痕,进行定时的备份,对沟通信息进行监控及留痕。
其他功能描述
数据导出功能:对系统产生的数据进行数据的导出方式的备份,方便使用,可对列表(视图:如合同库列表、项目库列表)进行导出,对具体的信息进行数据的导出(表单,如:领导审批过的文件、合同信息表等),对统计分析后的图表进行导出(图表:如项目、合同进度甘特图,分析图形),可为Excel、Word、图片等方式进行数据的导出的存储方式,或者直接打印。