工信部电子XX院项目管理
规划方案
工信部电子院背景介绍
通过集团与工信部电子XX院沟通,发现项目过程中存在的问题,通过对问题的概述、问题分析、解决方式、系统建设四个方面进行整体方案的论述;
1、 项目管理过程中可能存在哪些问题?
2、 可能导致这些问题的原因?
3、 这些问题如何去解决?
4、 软件系统的如何做到?
问题答案,请见下面详细内容论述。
项目管理过程中可能存在哪些问题?
经过工信部电子XX院领导到沟通,针对项目执行过程、项目成果、项目人员、经费成本等方面进行问题的分析汇总,如下:
● 项目负责人在项目执行过程中存在问题处理不及时;
● 项目执行过程中过于依靠项目负责人经验及做事标准执行;
● 项目执行过程中对阶段成果质量不可控;
● 项目执行过程中没有清晰的项目执行标准;
● 项目执行过程中缺乏监控手段及监控标准的落地;
● 项目中缺乏清晰的绩效考核机制;
● 项目成果、项目经验缺乏统一的管理标准;
● 项目成本核算不清楚,奖金发放没有清晰的依据;
● 任务执行、上报、及人工时的统计缺乏有效的审核及管理依据;
◆ (如:工作任务的上报需要评审、进度计划的编制、项目异常追踪等);
● 项目执行过程中对项目经费、成本没有一个严格的执行标准;
● 对项目执行过程及结果没有一个有效的分析手段及平台;
可能导致这些问题的原因
1、 项目执行指导标准不清晰明确;
2、 项目执行监控手段较弱;
3、 执行、上报的标准不统一;
4、 执行过程缺少监控、审核、考核;
5、 项目成果质量体系标准不清晰(不规范),项目执行审核缺少参照依据;
6、 缺乏对人员在项目中人、工、时的统计;
7、 利益分配
制度不够人性化,参照依据不明显;
8、 考核标准不够明确,奖励机制随性化;
9、 缺少执行落地的手段或工具。
这些问题如何去解决?
针对以上问题的分析,通过对制度、流程、表格、及信息化软件的四个步骤,用先进的管理模型,流程化手段,信息化的系统把它落地,一体化的项目管理制度的梳理、通过制度分析对其进行流程化的梳理、根据流程具体到执行表格,然后再通过信息化的手段落地了;对项目整体的执行及事后考核进行管控,如下:
● 通过制度的梳理,及项目执行标准的梳理进行标准的制定和下达;
● 岗位的增设,设立监理部门及明确职能,对项目过程中的关键阶段的成果进行检查,控制成果质量。
● 对项目执行过程中的监理工作进行严格把控;
● 通过梳理整个项目组织执行过程,把整个项目执行过程形成标板;
● 项目执行过程的监控。
◆ 对项目业务过程中的关键里程碑,通过流程审核的方式对项目过程进行把控。
◆ 项目预警及异常处理,在项目执行过程中项目延期、项目异常等问题进行汇总,并及时处理。
◆ 人员工时、项目执行时间进度、项目经费成本进行监控。
● 设立项目费用报销树形,对项目中产生的花费进行对应(人员费用、项目费用等),并对项目成本进行把控及核算。
● 搭建领导决策平台,领导能够对项目时时监控,项目执行过程中的问题及时了解并处理,同时对项目的执行情况(项目、成本、进度、合同)进行跟踪。
软件系统的如何做到?
本项目通过上次的需求沟通后,对于工信部电子4院的系统建设,主要围绕项目管理、合同管理进行系统的功能建设,其中通过业务流程、系统权限、即时通讯解决项目合同过程提高项目管控标准、加强沟通效率,降低沟通成本。
项目执行过程中的管理体系的信息化,统一的项目、任务管控、成果、合同、质量、内部考核及系统权限及沟通平台,建立项目管理平台;
做到“事前审核,事中监控,事后考核”,规避项目执行过程中扯皮、问题处理、协调的项目、人力等不必要成本发生。
项目管理概述
对项目组织执行过程进行管理,从项目立项、项目进度、项目任务、任务上报、项目分析预警等项目全过程进行管理,同时对项目中涉及的重要程度、项目贡献考核等。
☆ 项目密级管理:对项目进行重要程度维护,如:年度课题、国家级、项目级等,进行项目分类管理,或根据申报渠道的不同(如:863、973、质检等),同时根据不同类型的项目进行专项任务的分配;
☆ 项目贡献比例:分为两方面,一在项目立项时设定权重;二在项目执行完成后,对项目组成员的任务完成情况进行贡献比例的设定;
● 一、在立项时对项目组岗位进行权责的比例划分(该岗位在项目中起到的作用的重要程度进行划分);
● 二、项目执行完成后,对项目组成员的表现及任务完成质量、完成时间等方面进行评估,进行项目贡献比例的分配(前提应有项目及考核标准制度)。
☆ 项目立项:根据不同类型(如:年度课题、国家级、项目级、质检类等)的项目进行项目立项审核,其中包括项目基本信息、相关合同信息(如有合同)、项目组成员信息、权责比例、项目时间周期、进度要求等。
☆ 项目进度:项目立项完成后,根据项目立项要求进行项目进度计划的编制,其中包括里程碑(项目关键节点)、任务节点,任务间的前置、后置关系,时间要求及控制标准。
☆ 任务分配(任务安排):根据进度计划进行任务的分配,根据不同的任务类型(同项目类型,分为咨询项目、年度课题)进行下派,同时对时间上报时间要求进行不同级别的预警设置(如:红、黄、绿进行预警的设置,及时间要求控制)。
☆ 任务上报:根据任务分配的任务进行工作完成情况的上报,通过任务进行实施情况的反馈(任务上报包括相关的关联项:如对应的项目、对应的分项进度、对应的周计划情况等),同时如无法按照原计划倒推的时间节点(预警要求时间的设置)完成,系统自动提醒任务接受人,同时根据缓急程度进行逐级预警上报;如无法按原计划完成,则需提交项目变更流程。
● 任务上报:分为单任务上报和多任务上报,可通过按单个任务进行上报(如上述),也可通过周报、月报(可汇总成年度工作报告)的方式进行多任务的上报。
☆ 项目变更:项目无法按原计划执行时(如:逾期、需求变更等),可进行项目进度变更,对项目变更的内容及依据进行上传(如:洽商变更单等,可系统管理或上传附件及扫描件),领导审核通过后对项目信息进行变更,更改后通知项目组成员,同时对项目变更过程进行留痕可追溯。
☆ 项目统计分析:根据项目的不同类型,对项目情况进行统计分析,如:项目排序(根据项目的缓急程度、项目优点规则等进行排序)、项目筛选(按照项目内容条件进行筛选想了解的项目信息)、分项查询(可编辑列,对平常关心的数据内容进行显示、隐藏的方式得到想要的项目数据)、项目列表信息的数据的导出(Excel、Word、图片等),从项目的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。
☆ 人员工作量统计:通过周报、月报及单任务的分配情况,从项目、个人角度对人员工作量饱和程度进行统计分析,方便查看每个人的任务安排情况,便于任务的分配而作为依据。
☆ 进度控制预警提醒:对项目执行过程数据进行进度控制,对项目进行状态(已完成、进行中、进度滞后、严重超期)的标注,同时跟进紧急程度进行颜色预警(红色标识严重超期的,黄色标注滞后的、绿色代表完成、黑色代表正常进行中的项目),同时可通过消息通知的方式(如:即时消息、催办单等)进行提醒、通知项目组成员(可进行逐级预警方式,如:一级提醒参与人,二级提醒组长、三级提醒项目负责人)。
个人任务概述
个人工作任务主要对日常及项目中的任务计划进行管理,其中包括周工作计划、月工作计划及相关的分析,如下:
☆ 周工作计划:对每周的工作任务情况进行计划的编制(如:计划名称、计划任务内容、计划完成情况等),对周工作计划进行上报审核,审核通过后进行发布,每周初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核;
● 周任务上报:任务执行情况上报可直接对任务进行上报,也可通过项目进行任务的上报,如:在任务计划上报时确定是否是项目任务,如果是管理项目,在判断上报时是否在周计划内,如果是关联周工作计划;这样就可以从周工作计划的角度看到任务完成情况及进度,可也从项目的角度看到任务的完成情况及进度)
☆ 月工作计划:对每月的工作情况进行计划编制,对月工作计划进行上报审核,审核通过后进行发布,每月初对周任务情况进行修正后上报进行重新审核。
● 月任务上报:(可分解为周计划,也可根据周计划进行汇总为月度计划),对计划进行上报,同周计划上报方式相同;
☆ 计划完成情况分析:对计划完成情况进行分析,如:周工作计划、月工作计划等进行进度分析及预警。
项目成果管理概述
项目成果管理主要针对项目过程中,及项目执行后所存档的文件进行管理,按照不同类型进行分类管理、整理、查阅、借阅、归还、续借等,资料信息管理的全过程管理,同时在新的项目执行过程中作为有效的参考依据。
☆ 课题(成果):其中包括课题成果分类、课题成果整理;
● 课题成果分类:可按项目、按密级、按成果类型、按课题进行项目成果分类。
● 课题成果整理:分为两方面,一方面由管理人员直接将历史的数据录入,另一种,通过项目归档过来的;课题整理过程中进行整理和发布,发布过程中对文件见的主题、基本信息、所属类型、密级等级、可阅范围(可按分组进行设定,如:所有人可见、按部门、按个人、按群组等)、可下载范围等进行设定,审核后进行发布。
☆ 课题(成果)一览:对课题成果按照分类进行展现,存储所有课题(成果)资料(该菜单有权限的人才可以看见)。
☆ 课题(成果)借阅:对课题成果资料进行借阅,其中包括借阅资料的基本信息、借阅时间(到期后自动收回可操作权限)、是否需要下载、借阅原因等, 审核通过后进行资料使用权限的操作。
☆ 可查看课题(成果):根据不同人的权限可见范围中的技术资料信息库,根据权限进行资料的查阅、下载等。
☆ 课题(成果)归还:对借阅的课题(成果)资料进行借阅后的到期归还(在线借阅到期后自动收回可操作权限),进行归还的操作。
☆ 课题(成果)续借:如对借阅资料需进行继续查看等操作,可进行续借,审核通过后可进行重新查阅、下载等操作。
收入合同管理概述
针对单位所签订的收入合同信息进行管理,从合同的会签审核、登记、合同发布、合同清单、合同变更、合同开票、收款、数据的统计分析预警等。
☆ 合同会签:根据不同合同类型、合同签订金额等进行合同签订审核,对合同签订的内容、金额、周期、支付方式等进行审核,审核通过后根据合同内容进行合同信息的登记。
☆ 合同登记:合同登记其中包括合同基本信息(通过合同会签审核单直接关联,同时对会签中未涉及的内容进行完善)、合同是否对应项目、相关的项目信息、客户信息、分签单位、合同负责人等,同时对合同状态进行标注。
☆ 合同发布:合同正式签订后的合同信息发布,同时对应关联的项目信息进行状态的标注,关联项目进度,对应合同开票、收款情况。
☆ 合同清单:在合同签订时上传的合同清单(或标的内容)进行管理,清单内容直接管理项目进度(合同进度),在项目执行过程中,对清单内容的执行的确认(计量工作量、任务情况),通过清单的执行确认进行收款。
☆ 合同变更:如合同执行过程中,合同无法按照原合同金额、内容进行执行时,需进行合同变更审核,审核过些中上传合同变更依据(如:洽商变更,需提交洽商变更单),领导审核通过后,对合同信息进行变更,在项目执行过程中以变更后信息进行执行,同时对变更过程进行记录,形成历史信息,保证数据的可追溯性。
☆ 合同开票:根据合同执行情况或合同付款条件进行合同应收账款的确认,根据应收账款进行发票的开具,同时记录已开发票的基本信息(包括:发票抬头、内容、税率、开票单位名称、开票金额等),同时标注开票的状态(如:已开、未开、已开未收款、已开已收款等)。同时可根据开票的时间进行催款(相关制度:财务规定票据开出后180天内,如不收款无法进行票据的退票、换票等操作)。
☆ 合同收款:根据项目、合同信息进行合同约定收款(如:按项目进度收款、按合同支付条件收款等),同时标注收款的状态(如:应收款、预收款、已收款、实收款等),并关联发票信息,标注收款及发票的管理状态(如:已开、未开、已开未收款、已开已收款等)。根据收款条件进行款项的对应收款进行催收(通知给销售或项目负责人、组长等),由财务进行收款到账的确认。
☆ 合同统计分析:根据合同的不同类型,合同信息进行统计,如:合同信息排序、合同条件筛选、分项查询(可编辑列,对平常关心的数据内容进行显示、隐藏的方式得到想要的合同数据)、合同状态、合同进度等,从合同的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。对分析统计后的数据进行数据的导出(Excel、Word、图片等)。
☆ 合同进度:针对合同的执行情况,合同的收款情况进行进度节点的标注,同时跟项目执行、审核流程进行关联,实现合同进度数据的动态跟踪,同时根据合同执行预设的预警节点进行合同进度的预警。
☆ 合同控制预警提醒:通过项目进展情况管理合同进度、对合同收款、执行、项目任务执行情况对合同进行预警,通过消息推送(如:即时通讯、短信等方式)的方式提醒相关人员进行及时处理。
支出合同管理概述
对支出类的合同进行管理,分为:采购合同、劳务合同、服务合同等类型的管理,根据不同类型合同的管理方式进行合同监督管控,其中包括:合同拟定审核、谈判记录、分合同回去、合同登记、付款计划、合同变更、合同付款、合同分析等。
☆ 拟制合同: 对支出合同进行拟制及初步审核,其中包括:分项分包合同、采购合同、劳务合同等合同类型;
● 审核内容:合同签订的基本信息、签订方(供应商、个人)、合同金额、合同周期、是否关联项目、付款条件等信息进行审核。
☆ 合同谈判记录:对应支出合同的谈判情况进行记录作为合同签订审核依据,其中包括:合同信息、项目信息、谈判参与人、分供商(可从供应商库选取)、服务内容、谈判内容、谈判争议点、谈判结果等信息的审核及存储。
☆ 分合同会签:合同签订审核,根据不同合同类型、合同签订金额等进行合同签订审核,对合同签订的内容、金额、周期、支付方式等进行审核,审核通过后根据合同内容进行合同信息的登记。
☆ 合同登记:合同登记其中包括合同基本信息(通过分合同会签审核单直接关联,同时对会签中未涉及的内容进行完善)、合同是否对应项目、相关的项目信息、供应商信息、合同负责人、付款方式等,同时对合同状态进行标注。
☆ 付款计划:根据合同付款方式进行付款计划的编制,如:采购合同根据到货验收进行付款,服务合同根据项目交付情况进行进度款的支付等。
☆ 合同变更:如合同执行过程中,合同无法按照原合同金额、内容进行执行时,需进行合同变更审核,审核过些中上传合同变更依据(如:洽商变更,需提交洽商变更单),领导审核通过后,对合同信息进行变更,在项目执行过程中以变更后信息进行执行,同时对变更过程进行记录,形成历史信息,保证数据的可追溯性。
☆ 合同收票:根据合同执行情况或合同付款条件进行合同应收账款的确认,根据应付账款进行收票,同时记录已收票的基本信息(包括:发票抬头、内容、税率、开票单位名称、开票金额等),同时标注收票的状态。
☆ 合同付款:根据项目、合同信息进行合同约定付款(如:按项目交付成果收款、按合同支付条件付款等),同时标注付款的状态(如:应付款、预付款、已付款、实付款等),并关联发票信息,标注付款及收票的管理状态。根据付款条件进行款项的对应付款进行催办(通知给采购或项目负责人、组长等),由财务进行付款确认。
☆ 支出合同台帐:根据合同的不同类型,合同基本信息、合同付款情况、收票情况等进行统计,从合同的宏观、微观的角度进行数据的分析,可生成图、表等形式。对分析统计后的数据进行数据的导出(Excel、Word、图片等)。
质量管理概述
对项目执行质量建立质量标准库,同时对项目执行过程进行质量监控,其中包括质量标准文件管理、质量目标(质量指导、质量控制点)、质量检验、不合格报告等。
☆ 质量文件维护:包括分类维护和文件维护;
● 分类维护:对质量文件类型进行维护,其中包括:分类编码,质量文件类型分类;
● 文件维护:针对质量文件标准进行管理,其中包括:文件主题、浏览范围按所有部门按人私有进行查看权限的设置,质量标准文件的审核,相关文件附件;
☆ 质量文件管理:对项目质量文件进行管理,其中针对不同项目管理质量文件的标准要求(目标),进行项目质量标准的管理,其中包括:项目编号、项目名称、制单人、制单时间、对应质量标准版本、质量文件上传(或者直接关联质量标准库);
☆ 质量目标:质量目标要求中对应质量目标的质量指导及质量控制点;
● 质量指导:对项目执行过程中的质量标准执行情况进行质量指导,其中包括:指导代码(编号)、文件名称(质量文件)\条款名称、条款内容等;
● 质量控制点:对项目质量控制点进行监控,其中包括:控制点代码编号、质量控制点名称、控制点级别、质量要求;
☆ 质量检验:在项目执行过程当中,对质量达标情况进行检验评审,确认质量达标,其中包括:内部和供应商的检验;
● 内部:对内部的工作任务的完成情况及质量标准进行信息收集和评估,确认质量达标,其中包括:项目信息、检验内容、检验时间、记录名称、参与人、记录类型(如:抽检、完结检验)、是否合格、及多出的技术规范标准、检验方式、检验结果等;
● 供应商:对应外包项目及服务等进行质量要求的检验评审,确认质量达标,其中包括:对应的项目信息、质量标准(合同内容要求或质量文件标准)、制作单位(供应商)、供应单位责任人、检查结果、处理结果、检查人,项目负责人等;
☆ 不合格报告单:对应检验不合格的内容,进行不合格报告单,检验记录、对应项目、分项任务名称、参与人、责任单位(部门)、不合格分类、不合格等级、问题描述及原因分析。
项目考核管理概述
根据不同类型的项目建立不同的考核标准,可根据“以完成任务量考核、以完成质量考核、以完成时间考核、以项目盈利考核、以目标成本考核等”方式进行考核标准、奖惩的制定;
☆ 考核模版:根据项目的类型、人员部门建立不同的KPI考核模版标准,通过项目执行过程结合考核标准进行项目人员的考核;
☆ 专家考核体系:建立考核专家评估团队,关联考核标准,对单个团队(分公司、部门、项目组等)、单个项目(项目利润、项目成本、项目工期等)、个人考核(按任务、业绩等)等,进行绩效考核及奖惩;
☆ 考核制度体系:根据考核标准(即:制度)结合考核对象的结合匹配,形成一套考核体质下的奖惩执行机制。
通过目标成本法进行项目的成本考核(详细介绍需根据单位的具体情况进行设计管理原型);
权限管控概述
对系统的权限进行管理,精确的个人、根据岗位职能进行权限的设置,其中包括:数据的条目、内容(单项目、单合同信息),系统功能,授权编辑权限,表单按钮,申请权限(下载、查看的权限,),数据导出权限设定(Excel、Word、图片等)。
◆ 数据的条目、内容(单项目、单合同信息)
● 通过项目的组成员及相关审批人可见项目。
◆ 系统功能
● 通过按照人员的岗位职能进行功能权限的分配。
◆ 授权编辑权限
● 表单内的数据的编辑查看的权限。
◆ 表单按钮、申请权限(下载、查看的权限)、数据导出权限设定(Excel、Word、图片等)。
● 控制表单的按钮权限。
即时通讯概述
通过系统即时通讯插件进行内部的及时沟通,只允许通过文字进行信息的发送,同时对发送内容、时间、发送人员进行即时通讯的日志留痕,进行定时的备份,对沟通信息进行监控及留痕。
其他功能描述
数据导出功能:对系统产生的数据进行数据的导出方式的备份,方便使用,可对列表(视图:如合同库列表、项目库列表)进行导出,对具体的信息进行数据的导出(表单,如:领导审批过的文件、合同信息表等),对统计分析后的图表进行导出(图表:如项目、合同进度甘特图,分析图形),可为Excel、Word、图片等方式进行数据的导出的存储方式,或者直接打印。