结合项目管理的全局性需建立对应的客户管理、供应商管理(以技术为主)、项目管理、招投标管理、合同管理、合同执行情况管理、合同付款管理,合同分款管理。
项目以出资收购或以合作开发形式获得知识产权的项目,项目管理分为技术获取和技术经营两部分。
一、项目管理概述
结合项目管理的全局性需建立对应的客户管理、供应商管理(以技术为主)、项目管理、招投标管理、合同管理、合同执行情况管理、合同付款管理,合同分款管理。
项目以出资收购或以合作开发形式获得知识产权的项目,项目管理分为技术获取和技术经营两部分。
一.技术获取分为:通过购买技术及合作、代理合作方式,建立技术获取的资料库,记录技术更新的版本。通过对研发单位,研发技术,技术相关文件的建档管理,使技术资料能很好的完善更新保存。同时支撑技术经营市场的开发和运营。
- 购买技术及合作:通过对技术购买的方式建立技术资料库,同时记录相关的合同信息,执行过程信息。项目的基本信息、签约方信息、项目日志、合同信息、项目履约、付款情况管理的资料备档,事情过程管理。整体把控项目实施的进度。
- 代理合作:通过对项目代理的方式合作经营。对基本信息管理、合同方管理、合同情况、代理费计算方式、项目付款、项目日志、项目相关资料管理。方便以后涉及相关项目时有完备的技术资料做支持。
建立完备有效的技术档案库。方便查询,检索。
产品架构
1、研发管理应用:首先是帮助企业决策者全局了解到公司所有研发项目的进度状况、资源的匹配情况、研发出现的问题,帮助决策者宏观全局项目;其次是帮助管理层对自己负责的项目进行针对性管理,把研发的进度、成本、人员、任务、费用、成果等可以透视化管理,有效的控制项目的计划与实际绩效的偏差,优化项目执行路径。
2、项目管理应用:首先是帮助企业决策者对于已经正式立项的全部项目进行宏观把握,通过领导决策平台,动态了解公司未来市场趋势、项目回款的状态、资金的使用情况、人员的负荷安排,有效提高资源的配置效率;其次是帮助管理层对单独项目进行全生命周期管理,对项目的进度、成本资金二条线进行管理,可以盯住每一个项目的成本、进度、现场、质量、变更,提高项目的推进效率,提高项目的成功率。
二.技术经营:对已有的技术资料信息,做到最大化的发挥其价值,要做以下几方面的管理。
- 市场发掘:建立客户档案,同时根据客户资料类别分类管理。在完备的技术资料库建立的前提下,根据已有的技术很好的了解市场需求,建立技术相关行业的档案,对目标市场进行细分,同时在系统中建立对应的客户管理–目标客户管理。
- 交流推介日志:通过和客户的交流,洽谈,明细客户的业务事项,针对已有的业务结合现有的技术,对客户做到新技术的沟通和交流。建立交流推介日志,标注拜访的内容及状态。很好的了解目标市场的情况。
- 项目预立项:对需求明确的客户,有意向该技术需求的项目,对其项目做预立项处理,在系统中建立项目立项申请。关联已有的客户资料信息,通过立项审批,使得相关负责人,对项目的基本情况有大致了解,项目情况,人员配备,同时提出合理化建议或意见。
- 招投标管理:根据客户的需求洽谈到一定阶段,项目进入招投标管理阶段,销售人员上报项目情况,有项目负责人针对技术标的不同,对应的安排商务人员对商务标做具体的规划编写。提交相应的报价单,通过对各事项的安排,确保事情各环节都有管控。对商务标,报价单的审批。通过商务标的编写,形成参考标的库,多一个学习借鉴的库。
- 人员管理:通过招投标管理明晰项目的成员,明确人员在项目中的角色责任。为以后的项目实施做人员前置管理。通过对所负责项目的管理,考核员工的绩效。
- 投标结果管理:通过结果的管理,明晰项目是否要立项,是否有后续的合同等相关事物。建立投标结果表登记,同时相关人员可见。
- 项目立项:项目的立项审批相关文件的报送。相关人员的安排,项目进度的规划。
- 合同管理:建立合同管理审批。通过合同管理的审批,把控合同的相关要点风险点,确保法律条款的合法性,合规性。有相关职能部门对合同审批,建立体系的合同管理。
- 合同履约管理:根据合同签订的事项,对履约的事项进行明细确认,做到到期提醒。从合同中关联履约的技术许可费,工艺包费,等其他费用,做具体的管理,在费用管理中合计此项目上的费用做到项目的成本管理,在项目签订初期的估算即项目的预算。对执行过程的管理、每笔费用的管理,可以使得项目提高效率的同时降低费用。最大化项目的利润。针对每笔费用在一个点上的支持,做到预警,提醒收款日期。同时对每次付费的开票,做开票申请和管理。
- 项目收款:依据合同管理的确定事项,约定的付款时间,做项目付款到期预警,使相关的人员知晓项目付款时间,做好项目进度的盯催,回款的盯催。项目执行过程的管理是保证回款的事项之一。
- 项目分款:在项目回款的时,系统依据给出的比例,自动合计项目的分款数额。针对分款做数据审批,对审批通过的数据做信息记录。
- 项目进度:一个项目的各个阶段的管理即项目的过程的管理。在每一个点上依据合同制定的的项目进度表、项目清单,按时按质的完成,项目进度就能得到保证。系统在项目实施的关键节点上根据定岗定职的形式,确保每个环节有记录,提醒,预警,把控。
- 项目成本:项目前期做到项目的预算。根据项目的周期,项目技术标、商务标、报价单、项目实施周期等估算项目的成本,利润。
- 开票管理:对需要支付款项的项目,通过系统提前预警,合同支付日期。单位对现金流做提前准备。通过开票申请审批,把控每一次付款的时间,金额,原因。
- 客户管理:根据已有的技术,锁定相关的客户,建立客户资料库。在客户跟踪成熟后,产生项目时转为项目,关联已有的客户资料。
- 系统预警:合同方面的首付款到期,提前期预警。项目执行进度预警。
- 付款管理:根据单位的运营,对需要付款的事物,做付款的管理,建立付款审批流程。
1.1、产品业务流程
产品适用于项目管理部的项目业务合同管理。通过对客户管理、项目的管理、投标管理、合同管理、收款管理、分款管理。实现企业经营性项目的业务过程管理,如下图例:
二、项目管理系统规划建议
2.1 技术资料库
技术资料库为许可技术的技术资料的汇集,可为有关人员管理和查询,并为许可其他模块提供技术资料链接。
根据获取方式的不同:购买技术及合作开放,代理合作。根据不通话的获取方式,分别记录对应的信息
³ 购买技术及合作那么审批记录技术的信息及合作的信息比例。
³ 代理则记录审查代理费用的技术方式。
技术资料分:炼油技术、化工技术、上游技术和其他技术四类。每一类下设技术列表并按技术名称顺序排列。点击技术名称后进入该技术的资料列表,以时间顺序排列。
技术类别所属栏目: 上游技术
上游技术技术名称(排序)技术来源最后更新(排序)备注
化工技术XXX技术XX研究院YymmddNote
炼油技术
其他技术资料
点击技术类别下的某一技术,对应的在右边的菜单上会显示对应的关于此类别的列表信息。
点击技术名称下对应的某个技术名称时,重新打开显示给技术的页面。
2.1.1 技术类别维护
技术类别的维护是为了更好的满足,以后技术类别的扩展,同时方便灵活了使用者的需求变更。
技术类别维护表
技术类别维护表备注:
栏目名称:技术类别名称(后期系统建设时可具体需求修改。)
创建人:当前登录人。
创建时间:系统默认时间。
2.1.2 技术资料列表审批
技术资料列表建立,在技术资料有新增加时,对数据资料进行录入,审批保存。在技术资料列表里的为许可的技术资料,即审批通过的技术资料。使得除直接负责人外,相关的人员也能了解技术资料库的更新,及更新的质量情况。
技术类别所属栏目: 上游技术
上游技术技术名称(排序)技术来源最后更新(排序)备注
化工技术XXX技术XX研究院YymmddNote
炼油技术
其他技术资料
点击相关的技术名称查看项目信息
项目基本信息签约方信息项目日志合同信息项目履约收款情况项目进度
项目名称
项目编号项目类别
技术名称获取方式收购、合作开发(下拉菜单,可维护)
签约时间项目状态履约/关闭/暂停(下拉菜单,可维护)
签约方信息
项目基本信息签约方信息项目日志合同信息项目履约收款情况项目进度
名称联系人
联系地址联系电话
电子邮箱通讯地址
邮政编码
项目摘要
选择技术名称点击技术资料中的新建
技术资料审批表
技术名称制单人制单时间
1研发单位
技术编号
联系人
联系方式
通信地址
邮政编码
2研发单位
技术编号
联系人
联系方式
通信地址
邮政编码
3……
技术摘要
介绍
资料更新
编号文件可公开更新时间
……
新增文件
技术资料审批表备注:
资料来源:为可维护项;可多条添加。
资料更新:在资料版本管理中更新,在这里记录更新结果。更新设计到数据的准确性,安全行。所以需要通过审批的模式,把控更新的质量及准确性。审批通过后显示在资料信息的更新中。
2.1.3 技术资料版本管理
技术资料的更新为了保证该技术资料同步和最新。技术资料的审批是为了更好的满足技术资料的更新质量及准确性。同时把控和了解,已有技术资料的更新和技术精金的程度。更好的服务市场运营。
技术资料变更/新增表
编号文件名更新时间
是否公开是否有新增文件版本号
更新简介
附件
审批人
归档 打印
技术资料变更表备注:
编号:对应的技术资料的唯一编号。
版本号:技术资料版本号管理,规范技术资料的变更和版本的管理。
归档:审批通过后归档按钮显示,点击归档之前的技术资料关联。方便以后查询和查看。
打印:打印审批通过的结果数据。
2.1.4 技术资料查询统计
技术资料库的查询,针对技术资料库中已有的信息,多条件查询、统计合同范本库中已有合同的相关情况。
技术资料库查询
技术类别下拉菜单
技术名称下拉菜单
技术来源下拉菜单
研发单位下拉菜单
查询 清空 关闭
技术资料库查询备注:
技术类别:通过数据下拉的方式,在类别里选取所要查询的类别
通过下拉菜单,单选,复选相关的信息,点击查询,查看选择合同的相关信息。同时查询出的相关信息可以实现打印,数据导出。针对不同的权限,查看的范围和操作的范围有区别。
2.1.5 借阅管理
借阅通过一定的借阅申请,审批后,在系统中可以看到相关的技术资料信息。同时记录查看人,查看时间及查看的目的。
2.2客户管理
建立客户资料,对客户进行分类管理,根据客户的沟通情况建立客户针对项目的相关信息,明确客户需求时,启动项目信息,做项目预立项动作。做后续的项目管理。对已有客户进行查询,统计,时间,名称。
2.2.1客户分类
根据客户是否在项目定位范围及洽谈程度,区分为“目标客户”和“正式客户”;
客户等级
根据客户的信用等级、违约风险等级、近年下单金额、对单位利润的贡献率等指标项,综合加权后分为A类(VIP客户)、B类客户、C类客户、D类客户。
客户交易情况
根据客户发生的跟踪记录,记录交易的内容,技术名称,报价单,项目信息,合同签订情况,合同执行情况,付款情况,通过对客户资料库的建立,直接关联客户在该单位的信息。
客户黑名单机制
还可以建立客户黑名单机制,如客户存在下列的情况之一,则系统自动将该客户列入黑名单:
1)该客户累计拖欠应付款项超过 万元;
2)该客户拖欠应付款项超过 日历天/工作日的;
3)该客户存在其他严重违约行为;
4)该客户进入破产或清算程序,或第三方向法院申请对该客户进行清算且法院受理该申请的。
除非经合同主办部门负责人或分管该部门的高级管理人员预先审核批准,以列入黑名单的客户为合同对方的合同将无法发起合同审批流程。
客户相关资料库
合同经办人在首次与某一合同对方签订合同时提供合同对方的相关背景资料,系统将自动保存该客户的信息。如再次与该客户签订合同时,业务内容与首次签订合同的业务类型不一致的,仍需根据合同所涉业务的性质补充提供相关信息及相关背景资料。
相关证照及资质证书有效期届满或年审到期的,系统应自动提醒相关经办人员及时另行上传该合同对方在有效期内的相关证照及资质证书,以便更新数据库。
2.3 许可管理(项目管理)
以许可项目为核心,按照流程对技术技术许可项目进行管理。对有关合同金额、收付款进度、项目进度等信息实现统计和查询,对有关的请示、批复、往来邮件进行上传、下载、查询和打印。对已有的项目更新进行统一的管理,通过审批更新的技术资料,使得相关人员能知晓把控更新的速度及质量。
2.3.1 项目库分类
根据不同的项目类型建立相关类型的项目库。项目依据已有的项目技术类别对应的项目类别为:炼油项目,化工项目,一体化项目,其他项目。
项目管理
炼油项目项目名称业主信息项目发起时间状态
化工项目项目1业主12012年2月10推介期
一体化项目
其他项目
图1.1项目库信息表
项目库分类列表备注:
- 通过建立不同的项目类别,对应的在相应的类别信息中建立项目信息。
- 点击“项目名称栏”下对应的项目名称,显示对应项目信息。
- 点击许可管理下项目信息点击新建按钮,创建项目基本信息表图1.2
- 点击查询按钮,打开一个新的页面显示项目库的查询条件列表。依据:项目名称,项目状态,业主名称,项目编号,科目编号等,进行单选,复选,组合查询。
2.3.2项目信息
详细方案内容请联系华腾软件项目事业部!
项目信息,在项目列表中点击显示对应的项目信息,以页签的形式显示项目的基本信息、业主信息、技术来源、交流推介期日志(销售跟踪)、项目投标(议标)、项目履约、合同信息、收款情况、分款情况、项目进度。
建立项目对应信息的菜单,使数据有统一的入口,通过关联项目唯一的编号信息,使数据显示在对应的项目中。
Ø 许可管理—-项目信息
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
项目名称
科目编号
项目编号项目类别
技术名称装置能力
发起时间项目状态图1.2项目信息表
项目信息表备注
² 创建基本信息对应的项目信息查看,项目基本信息、业主信息、技术来源、交流推介日志等。可编辑项为前四项(项目基本信息、业主信息、技术来源、交流推介日志)。
² 前期系统的搭建,在系统菜单中,会显示创建交流推介日志菜单,统一录入,对应在项目上显示。
² 项目投标信息:从菜单栏中建立项目投标管理,
2.3.2.1项目基本信息
项目基本信息建立初期,填写项目的基本信息,业主信息,技术来源,给项目预立项状态,在项目初期项目基本信息表记录,项目信息,业主信息,技术信息,三大主题信息,围绕项目及技术,开始对业主进行交流推介。
Ø 许可管理—-项目信息—-项目基本信息
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
项目名称
项目编号项目类别
技术名称装置能力
发起时间项目状态图1.3项目基本信息表
项目基本信息表备注:
² 科目编号:对应财务系统中的科目类型,为必填项。
² 项目名称:按照一定的名称规范填写项目名称,为必填项。
² 项目编号: 对应项目的唯一标示,为必填项。
² 项目类别:如果选中项目类别点击新建,项目类别为默认。直接点击新建按钮时,需要手动从下拉列表中选择项目类别。
² 技术名称:下拉类别,从技术资料库中选择对应的技术资料名称,可选可填写。
² 装置能力:为可维护项,在项目中维护装置能力,在这里通过下拉列表显示。
² 发起时间:时间控件,选择对应的发起时间,可以默认为当前时间。
² 项目状态;为可维护项,推介/投标/未中标/中,在此为下拉列表。
Ø 许可管理—-项目信息—-业主信息
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
业主名称
联系人联系电话
联系地址电子信箱图1.4业主信息表
业主信息备注:
² 建立业主的联系资料,同时可以在前台预留接口,有业主信息的菜单, 可以在菜单中新建业主信息。
² 业主名称:通过一定的名称规范填写业主名称。
² 联系人;联系电话;联系地址;电子信箱等信息。
该字段为已有字段,后期实施根据需求,可以整改该表单。在建立该资料时,可以设置必填项,确保数据的完整性。
Ø 许可管理—-项目信息—-技术来源
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
研发单位技术编号
联系人通信地址
联系电话邮政编码
电子邮件项目摘要图1.5 技术来源
技术来源信息表备注:
² 技术来源通过选择研发单位,技术编号自动关联技术来源信息。
² 技术来源信息表的数据对应技术资料中的数据,通过唯一的技术编号相关联。
² 技术来源信息通过点击技术名称,可以查看该技术的相关信息。
2.3.2.2交流推介期日志
项目在交流推介期时,项目的负责人,会对业主进行跟踪拜访洽谈,记录这个过程。以及每次跟踪的项目状态。同时也是项目进度的跟踪。
Ø 许可管理—-项目信息—-交流推介日志
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
序号标题时间概况资料列表相关资料图1.6 交流推介日志
交流推介日志备注:
² 交流推介日志可以有两个入口,一、项目交流推介日志,在左菜单中点击交流推介日志,显示对应的新建按钮,点击新建填写,日志通过项目编号关联到该项目的交流推介日志列表中。二、在个人工作计划中,建立个人工作计划拆分出交流推介日志,显示在对应的交流推介日志列表中。
² 统一入口,根据需要分布显示。
² 填写交流推介日志的表单为1.6.1交流推介表,
² 根据检索条件标题,时间,资料名称等,单选,复选,组合查询,检索交流推介日志。根据权限管理,领导也可以查看所有人的项目下的推介日志。
交流推介日志
项目编号选择编号制单时间制单人
项目名称项目状态
标题
概述
资料列表选择资料库中对应的资料信息。1.6.1 交流推介日志表
交流推介日志表备注:
³ 交流推介日志是根据一个项目建立的项目推介日志
³ 通过选择项目编号,关联项目信息。通过填写项目编号,关联到项目的交流推介日志列表中。
³ 数据保存后,在对应的项目中,显示项目的交流推介日志。
³ 项目状态:通过数据维护,下拉列表的形式,选择对应的项目状态。2.3.2.3项目投标
项目投标管理,在项目的过程中记录招投标的过程,招标申请,人员安排,标书审核,投标结果管理。在项目管理中,关联投标管理后的结果登记表。使得,项目信息的完整性,易查看。
Ø 许可管理—-项目信息—-项目投标(议标)
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日。项目投标(议标)项目履约合同信息收款。分款。项目。
序号投标截止时间许可费工艺包费服务费其他费用总价投标文件
查看竞标结果竞标中/未中标/中标(如为中标,则显示项目履约)
图1.7项目投标(议标)
项目投标(议标)备注:
² 根据项目招投标管理,会记录招投标管理的结果。
² 在项目投标管理中,对已审核发布的标书结果,显示在对应的项目招投标(议标中)。
² 点击投标文件,关联招投标管理中已审核的对应的项目标书。
2.3.2.4项目履约
项目履约依据项目合同文本,罗列合同签约金额,币种等相关的合同信息,同时在这里展示从项目合同中拉取的关于,技术许可费,工艺包费,技术服务费,其他费用等,详细的记录费用的名称金额等。
Ø 许可管理—-项目信息—-项目履约
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
签约金额币种合同文本
技术许可费
工艺包费
技术服务费计算方式(定额/实报实销)
技术服务费人工时单价(如为定额则无效)预计的人工时(如为定额则无效)
其他费用费用名称金额…图1.8项目履约
项目履约备注:
合同文本(如新增,走新增流程)
通过数据拉取,读取合同信息审批表中的关于履约的数据信息,在项目履约中有一个清晰的展示。
2.3.2.5合同信息
通过合同管理,对审批通过的合同信息,在对应的项目信息中展示。
Ø 许可管理—-项目信息—-合同信息
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度合同编号合同名称合同类型合同币种合同金额负责人签订时间
合同信息备注:
合同信息数据同步合同审批表单,在合同审批完成后,合同审批的数据在对应的项目中存放,点击合同名称,打开对应的项目合同文本。
合同信息数据的数据来源及合同管理中合同审批表。
2.3.2.6收款情况
项目收款情况对应的是项目的进度情况,实施状况
收款后做收款登记审批,登记后显示在项目管理的收款情况中。
对于收款需要做开票动作,在系统中做开票管理。
收款确认单流程审批
收款确认表单
项目名称项目编号合作技术名称
合同金额币种
单位名称付款比例付款金额
付款批次技术服务费有 无(单选按钮)
部门经理
主管经理
常务经理
财务收款确认流程
收款流程说明:对收款进行收款管理,走相应的审批流程
步骤责任单位/人步骤说明
步骤一销售人员销售人员填写《收款确认单》部门经理
步骤二部门经理部门经理审核签字
步骤三主管经理主管经理审核签字
步骤四常务副总常务副总审核签字
步骤五财务财务做确认。备注:收款确认单交财务,并在系统中确认,在表中记入收款时间并在系统相应项目中收款情况栏目中显示收款时间、金额、状态为已收款。
发票开具时间项目名称付款人发票金额到款时间负责人Ø 许可管理—-项目信息—-项目收款情况显示
项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
合同总额 已收
合同约定实际执行
批次 新增时间金额时间金额状态
签约人工时技术服务费收款情况(可为空)
批次 新增收款时间金额状态备注收款情况登记表备注:
合同收款情况,根据系统的收款提醒,针对已有的收款提醒做具体的收款动作,收款预警可以提醒到项目负责人,财务人员等,在合同创建时设定提醒的人员。2.3.2.7分款情况
针对收回的款项,根据合同和合作项目单位进行结算。记录合同约定的数据,实际执行的数据。保证在每一个环节都有管控。
Ø 许可管理—-项目信息—-分款情况
分款确认表单
分款确认表单
项目名称项目编号合作技术名称
合同金额币种
单位名称付款比例付款金额
付款批次技术服务费有 无(单选按钮)
部门经理
主管经理
常务经理
财务分款确认流程
分款确认流程
步骤一销售人员销售人员填写《收款确认单》部门经理
步骤二部门经理部门经理审核签字
步骤三主管经理主管经理审核签字
步骤四常务副总常务副总审核签字
步骤五财务财务做确认。项目基本信息业主信息技术来源交流推介日志项目投标(议标)项目履约合同信息收款情况分款情况项目进度
分款情况 已分
合同约定实际执行
单位比例%金额批次+ 时间金额……
小计
乙批次 +时间金额
首次
二次
……
小计
合计
签约人工时技术服务费分款情况(可为空)
收款单位批次 +分款时间金额备注
甲首次
二次
三次
…
小计
乙首次
二次
三次
…
小计2.3.2.8项目归档
通过已经结项的项目进行归档处理,使项目文档能够保存在对应的档案管理中,详细归档操作见《档案管理需求书》。
2.4 购买技术及合作开发
该模块首页分列炼油项目、化工项目和其他项目3个分类,点击不同分类进入项目列表。进入后为项目列表,按时间早晚顺序显示项目名称、获取方式、合同对方、签约时间、合同金额等信息,并可按关键字查询。点击项目名称可进入项目摘要信息。
项目管理
炼油项目项目名称技术名称获取方式签约时间合同金额负责人
化工项目项目1XX技术
一体化项目
其他项目项目基本信息签约方信息项目日志合同信息项目履约收款情况项目进度
项目名称
项目编号项目类别
技术名称获取方式收购、合作开发(下拉菜单,可维护)
签约时间项目状态履约/关闭/暂停(下拉菜单,可维护)项目基本信息签约方信息项目日志合同信息项目履约收款情况项目进度
名称联系人
联系地址联系电话
电子邮箱通讯地址
邮政编码
项目摘要合同金额
总金额币种
分项名称金额
(点击添加费用项目)
…
…
项目付款
合同约定实际执行
批次时间金额时间金额
首次
二次
三次
四次……
余款
合计
项目日志
时间日志内容相关文档
…》资料列表(可上传、下载、浏览、打印)
…
项目资料
合同》资料列表(可上传、下载、浏览、打印)
HT01流程……
请示及批复》文件列表
QB01流程…….
会议纪要》文件列表
…….
往来邮件》文件列表
…….
其他文件》文件列表
…….2.5 代理合作
该单元主要为我方与其他单位签署代理合作的项目。
该模块首页分列炼油项目、化工项目和其他项目3个分类,点击不同分类进入项目列表。进入后为项目列表,点击项目名称可进入项目摘要信息。
图7.4.1:技术类别
序号技术类别
1炼油项目
2化工项目
3其他项目图7.4.2:项目列表
编号项目名称技术名称合作方签约时间合作期限
》项目列表图7.4.3:项目摘要
项目名称
技术名称
签约时间合作期限
签约方信息
名称
联系人
联系地址
联系电话
电子信箱
通信地址
邮政编码
项目摘要代理费计算方式币种
项目付款
项目日志
时间日志内容相关文档
…》资料列表(可上传、下载、浏览、打印)
…
项目资料
合同》资料列表(可上传、下载、浏览、打印)
HT01流程……
请示及批复》文件列表
QB01流程…….
会议纪要》文件列表
…….
往来邮件》文件列表
…….
其他文件》文件列表
…….2.6开票管理
开票管理分:发票和支票。开票时需要登记做开票申请。在单位运营过程中开票管理伴随这业务始终存在,对于现金,支票的管理,系统建立开票申请流程,对需要开具的发票走审批流程,对需要支付的款项走审批流程。以确保单位支付或开出的没一个票据都有据可查。
开票申请单
申请人申请日期
开票单位
开票金额费用名称
汇款情况汇款日期汇款人
邮寄地址邮编
联系人固定电话移动电话
领票人领票日期发票去向
部门经理
主管经理
常务副总备注:开票管理,收款登记,在开票申请通过后,结合开票时间,单位资金流状况,以及收款情况给予相应的审批。
开具发票通知单交财务开具发票,并在系统中确认,在系统相应项目收款情况栏目中显示开票时间、金额、状态为已开发票。
发票由发起人交付款人,复印件交综合部发起技术收入确认流程JQ01。
流程图:流程说明:
步骤责任单位/人步骤说明
步骤一销售人员销售人员填写《收款确认单》部门经理
步骤二部门经理部门经理审核签字
步骤三主管经理主管经理审核签字
步骤四常务副总常务副总审核签字
步骤五财务财务做确认。2.7 对外付费
本模块主要管理我公司承担对外支付中石化应付会费的项目。
1. 对外付款,根据付款需求,提报付款需求申请表审批通过后,产生已批付款单。
2. 在财务把款项依据付款申请的模式转账或支票等支付完成后,更改付款已批单的状态,有未付款改为已付款。
3. 同时对该数据列表可以根据付费类型,付费时间,项目名称等查询,统计,数据导出,打印等,查看对外付费、总部拨款情况。
³ 付款申请
付款申请表
项目名称项目编号项目负责人
付款时间付款名称收款人
付款金额币种
相关付款资料
审批人图2.6付款申请表
付款申请表备注:付款申请表中,针对付款的相关信息进行审核,付款审批通过后,在实际付款后,更改付款状态有未付款改为已付款。形成付款台帐。
³ 付款台帐
付款台帐可以方便查看,同时可以查询,统计,数据导出,打印等。
付款查询
付款时间起止时间
付款名称选择
收款人
付款金额区间
付款币种
付款状态
查询 关闭付款查询备注:
付款时间:起止日期,日期控件可以选择,可以手动输入。
付款名称:如系统中有的项目名称即可选,也可填写。
付款金额;区间范围,也可以手动输入。
付费时间付费名称收款人付费金额币种资料文件付款状态2.7招投标管理
详细方案内容请联系华腾软件项目事业部!
2.7.1招标申请
2.7.1.1对应的管理办法
销售人员确定某个项目已发标书后,提出投标申请,主管副总批准后,给商务主管下达投标任务。
商务主管办理投标保证金和购买标书,发给销售人员、产品经理、销售副总;商务主管负责通知并确认陪标人购买标书。
2.7.1.2 招标申请流程2.7.1.3 招标申请流程说明
步骤责任单位/人步骤说明
步骤一销售人员销售人员填写《招标申请表》提交给销售副总审批。
步骤二销售副总销售副总对《招标申请表》进行审批,通过则提交给商务主管审批,给商务人员下达投标任务,否则返回给销售人员。
步骤三商务主管商务主管对《招标申请表》进行审核,通过则申请相关费用,联系招标公司,发标书给产品经理、销售副总、销售人员。2.7.1.4招标申请表单
招标申请表
销售人员自动获取所属项目(已有)项目编号可选
(新增)手动输入
招标公司招标编号
开标日期开标地点
联系人联系电话
电子邮箱是否陪标□是, 家 □否
附件
部门经理 签名: 年 月 日
销售副总签名: 年 月 日
商务主管签名: 年 月 日2.7.2技术标管理
2.7.2.1对应管理办法
² 商务主管购买标书后发给销售人员、产品经理、销售副总;
² 销售人员和技术人员确定投标产品技术资料;
² 技术主管针对项目技术需求,整理技术资料库中已有的许可文件,依据标书整改技术文件中的相关条款,编写对应技术标书,并提交给相关领导进行审核。
2.7.3 商务标管理
2.7.3.1对应管理办法
² 商务主管购买标书,发给销售人员、产品经理、销售副总;
² 商务主管负责商务标书。
² 销售人员确定价格,报销售副总和总经理审批,批准后销售人员通知商务主管完成商务标书。
² 商务主管负责办理投标保证金;
² 商务主管负责标书最后的合并、制作、打印、装订、封装。
2.7.3.2对应流程2.7.2.3流程说明
步骤责任人步骤说明
步骤一商务主管写商务标,和销售人员探讨商务细节
步骤二销售副总对《商务标审批》进行审批,不同意则返回给提交人,同意则提交给总经理审批。
步骤三总经理对《商务标审批》进行审批,不同意则返回给提交人,同意则完成2.7.3.4对应表单
商务标管理
销售人员所属项目项目编号
编写人完成日期
提交日期开标日期
投标货币□人民币 □美元投标价格
附件商务标文档
销售人员 签名: 年 月 日
销售副总签名: 年 月 日
总经理签名: 年 月 日2.7.4投标文件及投标
2.7.4.1 对应的管理办法
² 销售人员在投标价格审批通过后通知商务主管完成商务标书。
² 商务主管负责标书最后的合并、制作、打印、装订、封装。
² 商务主管负责办理投标保证金;
² 销售人员负责参加投标,并记录开标结果,回公司后将结果报商务主管;
² 商务主管负责投标文件和投标结果、中标通知的存档。
² 商务主管负责陪标人的标书款、投标保证金退款、中标服务费办理。
2.7.4.2 无流程
2.6.4.3对应表单
投标文件
销售人员所属项目项目编号
技术标编写人商务标编写人
提交日期开标日期
投标货币□人民币 □美元投标价格
附件商务标文档和技术标文档以及投标过程中需要的文件