房地产业主投资项目管理系统
整体解决方案介绍
业主投资项目现状及潜在风险
随着市场经济的不断深入发展,企业面临的市场竞争环境日趋激烈,为了拓展市场范围、提高本企业的核心竞争力,各企业不断加强投资力度,每年的技改项目、大修项目、基建项目、科技项目、新产品开发等各类项目投资大、数量多,为了有力保证各类项目目标的顺利实现,面临的管理压力越来越大,依靠传统的人工管理方式进行非闭环式管理,难以实现项目参与各方的有机协调;难以收集纷繁复杂的项目管理信息;难以合理平衡企业内部资源;难以对各类项目的资金、进度和质量进行有效监控。在此状况下各公司都加大培训、制定制度来提高企业的项目管理水平。但是由于行业的特殊性,针对投资规模大、周期长、涉及人员单位多等原因,造成了在管理中出现了很多需要改进的问题。例如:
内部体系执行落地
集团内部规范的制度、流程都已经制定完善,但执行效果并不理想。比如:子公司经常还是以打电话索要文件或者使用不符合要求的方式开展工作,制度与执行“二张皮”给集团管理部门造成管理压力。
异地项目监管
跨地域的投资项目地域分布全国各地,地理位置分散,沟通成本高,但对于总部来说要对每个地区项目的情况进行集中化、关键节点管理,所以这种模式,造成了很多异地的项目监管很困难,很多都变成了事后汇报,让管理部门的领导天天都是提心吊胆,一旦出了问题就要救火。
风险的过程控制
项目过程和环境更加复杂,失败或延期的风险加剧,项目过程关键的风险点无法实时监控,如:前期工作办理情况、关键进度是否按时完成;实际成本发生是否超出投资,如果是手工对这些数据进行分析,无法做到动态的数据分析和实时的风险告警,导致过程中发生的风险无法第一时间及时补救,从而错过了最好的处理时间。
投中效果无法实时评估
对于项目不同环节需要对分子公司或供应商进行任务的委派和监督,对于外围单位的完成情况领导层要时刻了解整个过程的办理情况,如:项目开发节点情况,计划指标完成情况,工程进度情况,项目整体资金情况等众多关键因素。但目前整个协作过程还是依靠邮件、传真或电话的方式,给数据的有效性、准确性和及时性带来隐患,从而给管理工作上增加难度,给决策和评估带来巨大的潜在风险。
业主投资项目管理系统整体解决方案
华腾软件是业主投资行业的信息化解决方案公司,在业主投资管理领域拥有专业团队,研究并致力于帮助我们的客户解决投资项目管理领域的管理问题。针对以上问题及挑战,通过建立三个平台,华腾业主投资者项目管理系统将能够全面完整地解决上述问题。
建立项目全生命周期管控及协作平台
华腾业主投资项目管理系统将代替原来传统的节点(里程碑)管控方式,把项目全生命周期全部固化在系统中,这样领导想关注哪个项目哪个阶段哪个节点的开展情况在系统中全部一目了然,清楚快捷的了解到投资项目的全貌,同时通过系统还将代替原来传统靠人工通知协作的任务方式,把任务之间的协同通过系统进行任务的自动分发,不在通过打电话、邮件的方式进行协作,这样可以高效的对任务进行快速执行和反应,比如:需要进行可行性研究编制时,系统会自动分发给对应的职能部门如:投资开发部、经营计划部、工程管理部、设计部等,共同进行协作,当每个部门编制完成时,系统在自动收集各个部门形成的报告,在汇总给牵头部门进行定稿编制,这样把协作与沟通的管理压力全部通过系统来解决,而且对于管控层来说,也可以通过系统去追踪每一个任务、每一个环节、每一个人当前任务的执行状态和情况,让管理透明化。
建立多项目过程管理及决策平台
华腾业主投资管理系统将代替人工靠每月报表的管控方式,根据项目的关键元素进行管控,即:合同、进度、投资、资金,同时通过系统把这些数据进行串联,如:把合同与进度、投资管理、,把进度与资金支付管理等,这样形成互相的监督机制与管控,当出现问题时,系统则进行预警,比如当进度出现延期未完工时,而出现了资金支付申请,则进行预警提示,这样有效的把项目中的核心风险控制点全部固化在系统中,通过系统自动进行校验,降低决策压力。
建立多项目资源整合平台
华腾业主投资项目管理系统不仅将对内部管理进行优化与提升,而且对外部单位也进行了延伸管理,把原来对外部管理的黑箱打破,形成透明化管控的平台,让总包、分包、监理、设计等多方面协作单位都可以有效在平台中协同工作,通过平台对外部单位的进度、质量、成本等多方面进行延伸监控。
业主投资项目管理系统建设后给公司带来的价值
◆ 实现了集团内部各个部门之间基于投资项目信息沟通、发布、流程控制;
◆ 规避了投资风险,大幅度提高了决策的准确性和时效性;
◆ 强化落地企业内部制度与标准;
◆ 减少人为对流程与任务的干扰,保证公司流程无误传达;
◆ 规范化的投资流程控制,实现了主动控制和科学管理;
◆ 规范的项目成本划分,将投资估算、设计概算、招标管理、合同管理和工程计划进度统一规划,可以随时反映项目任意时刻的动态投资与工程完成情况;
◆ 全面实现对投资项目各个阶段的投资控制与工程进度的掌控,为各级领导提供方便、直观的分析、决策数据。
项目全生命周期管控及协作平台
项目全生命周期流程管理
Ø 业务流程图
Ø 业务流程对应功能描述:
系统以项目管理组织计划为管理体系核心,实现对项目全生命周期管理,从工程项目选定、工程项目决策、工程设计、工程勘察、采购及谈判、准备及施工、竣工验收、培训及保修全过程业务的管理功能,同时对与每个过程中的进度管理、成本管理、质量管理、安全环境保护管理、文档管理、范围变更、采购供应、人力资源管理、合同管理、风险管理,通过信息化系统实现每个业务过程/活动的执行都要通过计算机执行或通过计算机进行标识,形成项目信息化系统管理平台.
同时对于单项目业务全过程,通过系统进行全业务完整展现,领导需要看见哪个项目的执行详细情况,可以分阶段分任务进行展现,把每个任务的执行周期与节点进行状态的反馈。
项目设计委托管理
项目立项批复后,则可以进行初步设计。设计管理中主要是对设计过程进行控制,包括设计委托à设计合同à设计文件编制、设计评审、设计清单、设计变更、设计图纸管理。设计管理中的清单会与投资管理进行联动。
项目投资的跟踪和监控功能
系统建设另外目标就是实现对项目的投资控制,通过批次计划的下达和项目投资的累积,实现对项目投资过程的有效跟踪和监控。
实现对项目信息的流转功能,可设置时钟\完成时限\预警和超时警告等功能.由于项目实施过程中部门之间以及部门内部都大量存在项目过程信息的流转和传递,为提高整体的工作效率,同时对部门的工作进行有效的考核和记录,因此,每个过程都可以设置时钟和完成时限,提供预警和提示功能。
在线的招投标管理
系统建立合理完善的施工单位库、项目经理库、评标专家库,并能对每个工程相关的评标专家、投标单位得分信息、评分详细信息进行完善的管理。让招标采购过程按项目阶段、进度动态管理,实时掌控业务进展,实现投标人资源库的集中、规范、安全管理,高效开展业务往来,业务过程资料数据实时、系统、安全积累,查找复用方便快捷。
项目进度的跟踪、监控、甘特图展现
系统建设的目标之一就是实现项目的进度控制,因此,必须实现对项目进度的跟踪和监控,以进度条(或甘特图)形象表示出来目前项目所处的过程,同时与计划的时间进度进行比较,并依据计划设定的时间对项目的具体监控过程提供详细完整的计划/完成时间表格;以便有效实施进度控制。
项目供应商管理审核
招标定标完成后确定相应的供应商,由内部针对此次招标选定的供应商通过内部流程审核确定合同的签订方。审核通过后,对应的供应商记录信息将自动写入供应商库中。
项目合同管理动态管理
通过项目招标过程确定签订合同的供应商,与之签订合同后登记合同的基本信息及其他相关信息。通过信息的整合来管控项目合同的整体执行过程。以合同数据为基础,汇总相关的数据报表,方便提供管理部门相关决策依据。
项目资源设备调度管理
由设备管理部门建立设备库,通过设备状态来监控项目过程中所需要使用到的设备,合理调配设备资源,已达到设备资源的合理利用。设备拨付申请通过后系统自动修改设备的状态,使用完毕后由项目负责人归还对应的设备。设备信息中存储了设备相关的使用和归还信息,方便设备管理员做到设备资源的合理调度。
项目质量、安全管理
对项目过程涉及的质量文件进行检查,如果发现问题,下整改单进行整改直至检验合格。
项目制度及文件管理
公司或部门可以将内部的相关规章制度上传到制度文件中,根据对应的制度类型将制度附件上传到对应的文件目录下,以提供相关人员查看。如果部分的文件相对比较保密,可以设置制度文件的查阅权限,查阅权限可以按部门、按照人员来设置,没有权限的人不能查看对应的制度文件。针对一些特殊的制度文件还可以设置文件的有效期,到期自动锁定,由管理员采取相关的操作。
移动终端应用
华腾业主投资项目管理系统也可以通过手机、终端设备(Ipad)可以随时对待办事务进行审批处理,解决各级领导对日常工作、项目相关的事务情况进行处理与监管,同时反映项目任意时刻的动态投资与工程完成情况,全面实现对投资项目各个阶段的投资控制与工程进度的掌控,为各级领导提供方便、直观的分析、决策数据;
Ø 手机端登录页面
Ø 流程审批:
通过手机端登录后,可以直观的看见我的任务、我的审批、我的项目、我的问题、我的风险、我的报表(老板报表)。
Ø 手机报表数据展示
项目过程管控及决策平台
多项目里程碑管理
通过项目列表,让管理层清楚的知道每个子公司都多有个项目正在开展,如:建设单位、建设地点、建设状态等。
多项目图形化分析
对于多项目的对比,系统会自动生成图形化的文件,提供给领导决策参考。
项目执行过程风险控制和预警
对于业务中关注的风险点,系统也会进行预警和提示。
项目资源整合平台
对于外围系统的整合,我们主要通过二个,一个是流程整合,即通过流程规范软件之间的数据传递(输入、输出),第二个是数据整合,即直接通过项目管理平台,进行数据的归集、分类和展现。
业务流程整合
对于业务流程,我们以用友U8为例,通过报销申请流程后,U8的临时数据库就会生成一条报销申请完成后,需要处理的报销单。