华腾智能交通企业经常遇见的挑战
智能交通系统(ITS)是将先进的信息技术、数据通讯传输技术、电子控制技术、计算机技术及智能车辆技术等综合运用于整个交通运输管理体系,通过对交通信息的实时采集、传输和处理,借助各种科技手段和设备,对各种交通情况进行协调和处理,建立起一种实时、准确、高效的综合运输管理体系,从而使交通设施得以充分利用,提高交通效率和安全,最终使交通运输服务和管理智能化,实现交通运输的集约式发展。
智能交通项目管理全面管理计划进度、物流采购、合同资金、人力资源、劳务分包和协同办公等项目执行的各个方面。功能主要包含了:客户关系管理、投标管理、项目策划、合同管理、成本管理、进度管理、物资管理、资金管理、人力资源管理、设备管理、产品管理、供应商管理、质量管理、安全管理等,全生命周期的项目管理。
在实际工程管理工作中,出现了如下具体的问题:
项目分布区域广、数量多,整体项目管控压力大
由于实施项目在全国不同区域,而且并行数量大、金额高、进度紧的项目特性,容易在实施过程中很多环节落实不到人、管控不到位,比如进度延期、成本超支经常发生。
实际工作过程无法按照规范的制度、流程执行
在实际工作中,集团管控的制度要求与执行是二层皮,造成很多应该可以避免的风险但却经常发生。
整体控制还属于月度报表、开会或打电话的方式进行控制
目前项目管理的模式,还处于手工作业,作为业主要了解工程整体的情况只能通过月报的方式来反应,造成无法及时、真实、系统的了解整个工程的进度、成本、质量、安全、资金等等重要的信息,造成只能结果管控、事后救火。
整个变更过程混乱,造成数据不一
(1) 正式变更与预变更
业主方出具正式变更文件的变更;
业主方还未出具正式变更文件,但需求先进行施工或采购;
预变更转为正式变更。
(2) 金额变更或者清单变更
主合同总价有增或有减,但主合同清单未变化;
主合同总价未变化,主合同清单有增或有减;
主合同总价和主合同清单均有变化。
(3) 主合同清单变更与采购清单的关联变更
主合同清单的变更,导致原采购清单的设备需要变更;
采购清单中的设备由于停产、价格、技术等原因导致变更,引起主合同清单的变更。
所有管理中的报表、数据都是分散的,无法整体、宏观的分析项目中的数据
内部制度、流程和表单都趋于完善,但管理中产生的数据,还是靠手工填报数据的方式、Word或者Excel邮件传递方式,或者其他软件中生成的数据,但这些数据与数据之间无法形成对应关系,数据与流程之间无法整合,造成只能人为的去找表与表中的数据、表与表中的关系,使管理压力增大,有时还因为这些耗时的工作,影响了整个工作的效率、影响了管理数据的真实性和准确性、分析报表信息滞后。
审批流程还属于下线作业,审批效率低下,有时还会引发工期延期
项目实施过程中,会产生大量的线下审批工作,而传统的方式需要人与人之间进行确认和协调,而且对于相关环节人审批的数据支撑还需要人为的去海量的数据中去查找,造成使大量的工作因无法及时审批而窝工(如:无法及时给采购商付款,造成订单无法排期生产)影响了整个开发的进度。
合同清单难以贯穿整个项目过程
(1) 项目多次变更,清单版本混乱,影响成本预算及合同的计量支付。
(2) 外部清单与内部清单不一致,影响采购的计划及执行;
(3) 清单中没有与内部的产品库进行对应,那对于清单中出现过的产品无法进行积累
华腾智能交通项目管理系统能做什么
建立领导宏观调控的平台
公司领导对所有项目宏观调控。通过系统动态生成的各类报表对公司整体及各项目部的执行情况,进而对项目作出宏观调控。
建立项目内部控制平台
工程部通过资源平衡功能,可以调配各类资源,组建项目部。通过计划进度、材料管理、合同管理等模块对各项目部的具体实施进行监督审核控制协调并制定项目标准工作流程。各项目部经理根据合同工程量清单,进行有效的拆分,做出较精准的材料、设备使用量,在公司角度从源头对项目的材料、设备进行控制;制定各项目详细的工期,费用计划,材料、设备使用计划,每周填报实际进度。通过填写相关业务数据,做到事前控制;在工程实际进展中,及时监控工程中发生的预计变更与预计签证;随工程的实际进展,将曾发生的预计变更和预计签证进行实际变更和实际签证处理。
建立成本、费用控制平台
预算部根据合同签订情况对设备材料的使用量进行初步预算。对资金使用状况进行工程前的事先计划。
投标中心根据合同签订情况对设备材料的使用量进行初步预算,和预算部,工程部的达到共识,形成控制标杆。对项目开工前的资金费用进行计划。
财务部运用财务管理模块,对平常合同、项目费用款项的收支进行管理,能及时把握项目的成本。
建立物资控制平台
采供部根据材料管理模块汇总的材料计划生成采购计划,并进行统一采购、调拨、分配以保证材料供给的及时;通过在线报价功能,选择价格合适的物资供应商进行物资提供,达到降低采购成本的目的。通过资金计划,对采购合同的资金支出,做出计划,为领导决策做出准备。
实现对项目的多角度、多要素的整合管理
项目管理涉及的要素众多,既包括人、财、物的管理,也包括资金、时间、合同、设备、质量的管理,通过项目对这些重要信息进行整合,达到通过不同的角度都可以关注项目的信息(如:通过人,可以查看人员在项目中负责任务的情况、通过成本可以查看整个项目的支出情况、资金情况),以整合的项目管理模式实现对这些要素的集成管理。
实现全项目周期开发全过程的动态管理
以项目生命周期理论为基础,通过计划、跟踪和控制来实现对项目的动态管理,强调计划对项目成功的重要作用,通过制订详细、完善的计划来指导项目的实施;在实施的过程中随时搜集项目的进度信息(包括工程进度、成本进度、形象进度和交付成果进度),将实际进度与计划进行对比,对其中存在的偏差及时予以纠正,使得项目总是在计划的轨道上前进,切实保证项目的工期、成本和质量。
以合同为约束处理项目各方业务
以合同规划组织为前提,对合同进行分类,如设计合同、施工合同、采购合同、劳务合同等。同时对合同进行全过程控制,合同招标、合同评审、合同签订、合同变更、合同结算、合同的支付、合同发票等方面进行管理,降低合同风险。
以进度为主线展开各类业务的处理
系统以进度驱动机制控制工程投资,通过实际进度和计划进度的差异分析控制项目进度、根据工程进度协调各种资源,保证项目有序、顺利向前推进。
通过线上进行任务协同
项目管理涉及的组织和人员众多,一般包括财务、采购中心、成本中心、现场项目部等部门,还涉及分子公司或项目部的工程、财务、预算等部门,大量的信息需要分析处理,信息传递的速度和准确性将直接影响到项目的决策,同时也对项目的完成时间和成本产生影响。达到及时、准确地沟通协调,从而有效缩短项目周期,降低项目成本。
华腾智能交通项目管理系统如何实现
投标管理
投标管理主要根据招标要求,对投标人员进行工作的划分,主要包括:信息收集、投标立项、投标启动、标前答疑、投标文件、中落标管理。
立项管理
立项管理主要明确项目基本信息及项目内部的组织情况。如:项目工期、项目价格、项目利润率、项目成员等。
合同管理
收入、支出合同统一管理,涉及拟订合同、合同模版、合同登记、合同拨款、合同变更、合同结算等功能实现合同业务的全面管理,十几种合同报表从不同的角度和层次,动态反映合同执行情况。辅助发票登记与核销、关联资金、成本、采购等系统,轻松实现收入合同、采购合同、分包合同等各类合同的综合管理。
进度管理
进度计划是对施工的各个环节进行分解,按施工的逻辑进行合理安排,以反映施工顺序和各阶段工程面貌及完成情况,是工程项目管理的最基本内容,也是成本的最基本载体。
物资管理
物资管理系统覆盖了物资的需求计划单、采购订单、采购、入库、出库、调拨、调拨、盘点、计价、退库等全过程业务以及之间的勾稽关系:采购计划单来源于需求计划单,采购订单来源于采购计划单;入库单来源于采购订单,出库单来源于库存和入库单
成本管理
工程项目盈亏状况的随时掌控,对于公司和项目经理来说,都是一件很棘手的事情。但只有在施工过程中把项目成本控制住了,最后的赢利才可预期。
在项目成本管理信息化不强的情况下,无法实现实时动态成本控制,往往是在工程进行到某一时刻或工程的关键里程碑结束后甚至工程项目整体竣工后,才可以进行对比,还要耗用一定的人力和时间进行统计分析。所以反映工程的盈亏状况往往是滞后的,得到工程的盈亏结果对工程成本的管理通常只能是经验教训总结
供应商管理
供应商管理系统通过对供应商信息的全面采集和管理,建立客观、真实的供应商评审、评价和改进体系,并实现供应商子线管理。
设备管理
设备管理系统是一个以设备为中心,对设备的采购、调拨,使用计划、保养、维护等整个生命周期中所发生的各种事件进行跟踪的一个管理信息系统。系统可以为企业提供一个简便实用的管理平台,将设备全生命周期的管理工作信息化,有效地进行设备管理工作,以提高设备生命周期的利润率,直接为企业创造价值。
现场管理
现场管理主要对施工现场每天的情况形成记录,包括:派工记录、施工记录、施工日志、现场问题追踪、施工简报、现场洽商、签证等。通过现场管理使总部可以清楚的知道每天工地的现场情况。
质量管理
质量管理子系统能协助工程企业在施工过程中,将每个施工环节、步骤按照预订的国家、地方和企业相关标准执行,并能动态反馈质量执行状况,为实现质量控制目标奠定数字基础。质量管理包括:质量文件、质量目标、安装调试检验、质量巡检、不合格报告等。
安全管理
安全管理系统注重过程管理,为安全生产、文明施工提供全面管理手段,系统以工程安全质量体系为依据,内容涵盖了安全制度上报、安全责任目标、安全责任书、安全检查记录、安全教育、安全设施清单、安全事故上报、安全事件等。
管理预警
任何项目都存在风险,尤其是投资大、周期长的项目,要有效地防范风险,系统通过预算控制点、资源量、费用等警戒线的预置,执行中的项目一旦存在问题,系统自动给予预警。如:进度的目标控制点、成本(人工、机械、材料等)支出超预算的临界点,系统则自动告知责任人进行风险处理。
应用华腾智能交通项目管理系统后带来的价值
1. 公司领导及各部门领导能实时动态的掌握项目执行的情况,为项目的调控奠定基础。
2. 项目成本得到有效的控制,在某些特殊情况下产生项目变更或调整时,能对项目的预期效果得到精细化的分析,有利于领导的决策。
3. 项目的目标得到明确,步骤得到统一,减少了各种协调会议,大大提高了相关部门及人员之间的沟通效率。
4. 不断为企业积累内部定额库,为更加精确的项目的预决算提供依据。
5. 实现全过程、多角度的成本分析。材料采购成本降低,材料供给及时,采购计划合理保证,库存量极大降低且接近零库存,减少了退货现象。
6. 设计工期在有效保证的基础上,平均缩短8%左右,项目成本控制效果明显。
7. 公司信息流转顺畅,极大的提高了工作效率。
8. 积累了一套较完善项目运作模版,为其它项目部规范运作奠定了必要的基础。