一、房地产开发企业经常遇见的挑战
房地产开发存在着前期手续繁琐,开发周期长,投入大,收益往往都在1、2年之后等特点,具有一定的风险,尤其是当前国家政策一再调整,对房地产开发限制越来越多,开发商的风险进一步加大,所以对于开发过程的追踪和风险的控制就尤为重要。
在实际工程管理工作中,出现了如下具体的问题:
1) 只依靠监理工程师管理项目,造成监理工程师的职责偏重
在目前国内的一些房地产开发项目中,很多还是采用“小业主、大监理”。即:全权或大部分委托监理单位对工程质量、安全、进度和工程费用进行控制、监督,而业主本身却无法深入到工程项目管理中,造成无法及时有效的制约、监督监理和分包单位的施工工作,给工程留下了很多问题隐患。
2) 实际工作过程无法按照规范的制度、流程执行。
在实际工作中,由于采取了委托监理的形式,而监理单位、施工单位在共同利益的驱使下,为了加快进度,有时不会按照规范的制度和流程来执行,从而给工程质量带来隐患,而业主本身缺无法及时监督和控制,给质量留下隐患。
3) 整体控制还属于月度报表、开会或打电话的方式进行控制
目前很多房地产开发项目管理的模式,还处于手工作业,作为业主要了解工程整体的情况只能通过月报的方式来反应,造成无法及时、真实、系统的了解整个工程的进度、成本、质量、安全、资金等等重要的信息,造成只能结果管控、事后救火。
4) 所有管理中的报表、数据都是分散的,无法整体、宏观的分析项目中的数据
对于一些大型规范的房地产开发企业来说,内部制度、流程和表单都趋于完善,但管理中产生的数据,还是靠手工填报数据的方式、Word或者Excel邮件传递方式,或者其他软件中生成的数据,但这些数据与数据之间无法形成对应关系,数据与流程之间无法整合,造成只能人为的去找表与表中的数据、表与表中的关系,使管理压力增大,有时还因为这些耗时的工作,影响了整个工作的效率、影响了管理数据的真实性和准确性、分析报表信息滞后。
5) 审批流程还属于下线作业,审批效率低下,有时还会引发工期延期
房地产开发过程中,会产生大量的线下审批工作,而传统的方式需要人与人之间进行确认和协调,而且对于相关环节人审批的数据支撑还需要人为的去海量的数据中去查找,造成使大量的工作因无法及时审批而窝工(如:无法及时给采购商付款,造成订单无法排期生产)影响了整个开发的进度。
6) 内部成功的管理方法和经验无法复制
对于内部优化的过程和方法,还只能靠人为的经验论,或者处于“只可意会不可言传”,使让项目开发出来的质量、标准、周期都参差不齐,有时只能依靠项目经理个人的能力才能保证项目成功,造成如何复制项目经理成为了整个发展的瓶颈。
7) 没有先进的管理发生和管理体系
房地产开发会要涉及很多的承包单位,容易使业主、总包、分包之间的责权利不清晰、工作界面混乱,施工内容重复,造成施工过程中工期拖延、承包单位之间扯皮、预算超支等情况发生。
二、华腾房地产项目管理系统能做什么
1) 以项目管理为核心解决集团型企业项目管理问题
项目管理系统构建集团公司—分公司—项目指挥部(或工程总承包商)的协同工作平台,通过该平台完成工程的审批立项、勘察设计、工程招标、合同管理、物资采购、工程施工、质量安全环境监督、工程档案、试车等各项业务的管理。
2) 实现对房地产项目的多角度、多要素的整合管理
房地产项目管理涉及的要素众多,既包括人、财、物的管理,也包括资金、时间、合同、设备、质量的管理,通过项目对这些重要信息进行整合,达到通过不同的角度都可以关注项目的信息(如:通过人,可以查看人员在项目中负责任务的情况、通过成本可以查看整个项目的支出情况、资金情况),以整合的项目管理模式实现对这些要素的集成管理。
3) 实现房地产开发全过程的动态管理
以项目生命周期理论为基础,通过计划、跟踪和控制来实现对房地产项目的动态管理,强调计划对房地产项目成功的重要作用,通过制订详细、完善的计划来指导项目的实施;在实施的过程中随时搜集项目的进度信息(包括工程进度、成本进度、形象进度和交付成果进度),将实际进度与计划进行对比,对其中存在的偏差及时予以纠正,使得项目总是在计划的轨道上前进,切实保证项目的工期、成本和质量。
4) 以投资为重点贯穿项目始终
在投资立项、征地拆迁、设计报建、工程建设等各个阶段,涉及项目估算、设计概算、工程预算、投资计划、成本实际发生及成本预测等功能,可以随时反映项目任意时刻的动态投资与工程进度,从而能够有效的帮助建设项目决策者及时识别与把握投资风险因素,降低项目的整体投资风险。
5) 以合同为约束处理项目各方业务
以合同规划组织为前提,对合同进行分类,如设计总包、施工总包、建立、设计施工一体化、专项分包等。同时对合同进行全过程控制,从合同规划、合同招标、合同评审、合同签订、控制工程量的计量、资金的支付、项目质量的控制、物资采购、分包等业务的处理,降低合同风险。
分类管理设计合同、采购合同、土建施工合同等,涉及从合同签定、合同登记、合同拨款、合同变更、合同拆分等各种业务,十几种合同报表从不同的角度和层次,动态反映合同执行情况。
6) 以进度为主线展开各类业务的处理
系统以进度驱动机制控制工程投资,通过实际进度和计划进度的差异分析控制项目进度、根据工程进度协调各种资源,保证项目有序、顺利向前推进。
7) 对项目资金实现动态管理,同时与企业财务系统的对接
在房地产项目中,随时掌握项目资金的需求、结算、支付和回款情况、保证资金动态平衡。通过对资金需求计划、资金估算(结算)、资金实际支出和回款情况的全面把握,随时提供项目资金状况,帮助业主有效地实现资金平衡,降低项目风险。同时,与企业的财务系统实现对接,完全能够满足房地产项目财务管理的需要。
8) 通过线上进行任务协同
房地产企业项目管理涉及的组织和人员众多,一般包括财务、采购中心、成本中心、现场项目部等部门,还涉及分子公司或项目部的工程、财务、预算等部门,大量的信息需要分析处理,信息传递的速度和准确性将直接影响到项目的决策,同时也对项目的完成时间和成本产生影响。达到及时、准确地沟通协调,从而有效缩短项目周期,降低项目成本。
9) 整合了销售与租赁管理
有机整合了销售与租赁管理功能,使销售资金纳入项目整个资金流。销售是房地产项目的一个重要环节,它不仅要实现了对销售业务的支持,更加重要的是要使销售计划、销售资金与项目整体的资金计划和现金流量协调,为决策层提供资金平衡的依据和手段。
三、华腾房地产项目管理系统如何实现
业务流程分析
房地产开发的产业链很长,从前期策划分析、征地、拆迁、规划、设计、施工,预销售、产权登记发证到物业管理,但一般划分为如下三大阶段:
1) 前期准备阶段:
主要是策划分析、办理项目立项和规划的相关手续。
2) 建筑施工阶段:
工程建设阶段,是指房地产开发项目从列入年度施工计划起,到项目施工全部完成,通过建设主管部门主持的综合验收,达到客户可以住、用程度的过程。
3) 经营阶段:
房地产经营是开发商通过对所开发产品的销售、出租和抵押,实现开发商预期投资收益的行为。
房地产企业的信息化工作,是以资金流与开发成本的控制为核心、以合同管理为基础、以房屋销售为龙头、通过信息协同平台而展开的,涉及项目的资金、成本、合同、销售与租赁、招标与采购、进度控制、工作计划与考核等各个侧面统一的管理,实现财务部、合同预算部、工程部、销售部、采购部等相关部门的协同工作。
系统功能规划
投资分析
系统可根据项目投资的需要对投资按照投资机会研究阶段、初步可行性研究阶段、可行性研究阶段三个阶段,采集不同的投资决策内容,根据不同投资决策模式,从事前对投资动作站开事前分析。
项目立项审批管理
对已经确定的投资项目进行项目立项审批过程管理,通过系统输入项目立项对象的考察信息、项目立项条件,按照现有的项目立项审批程序结合公司内部项目立项管理流程,对项目立项的信息进行全面的管理,即使记录项目立项审批的各个阶段,加快项目立项进程,减少由于对项目立项审批时间控制不严造成损失的可能性。
项目开工
对项目开工所必需的政府资质(如:五证需要准备的资料)审批过程和审批信息进行记录,对项目开工所必需的硬件条件和软件条件进行记录,及时掌握项目开工所缺少的条件,即使跟进,公司内部的项目开工管理流程,及早解决项目开工所遇到的各类问题,达到项目开工的必要条件,及时展开项目开工,为项目的及时开展奠定基础。
项目设计管理
无论在投标阶段(包括初步设计、结构设计、施工图设计、技术设计等)还是在项目运作过程中,设计工作始终项目管理的关键。首先建设工程的规模、标准、组成、结构、构造等特征都是通过设计来体现的,设计是项目运作中材料设备采购和施工的前提。设计所设定的材料设备技术规格和技术要求一旦通过设计审核,材料设备的采购费用和施工费用也基本确定。大量经验表明,影响工程项目投资控制的关键在设计阶段。
主要设计过程可分为3个设计阶段,即投标阶段、实施阶段和后期阶段。由于设计任务、目的和要求不同,3个阶段控制重点各有不同。
(1) 投标阶段控制
项目投标时,公司项目商务负责人将招标文件规定的信息输入到设计管理系统中,并将基础设计包中对工程规模、结构等相关技术条件和执行规范、标准等提出详细说明,要求承包商按照上述文件完成方案图等信息提交到公司项目负责人审核后,设计投标模块便可以获得相关的设计信息,授权工作人员便可以展开设计工作。
(2) 实施阶段控制
对于工程项目来说其采购、施工部分的成本主要是由设计阶段来决定的,目前常用的边设计边施工的施工方法更是使人们提高了对项目实施设计阶段。设计管理模块及时获取更新的施工设计变更信息,经过相关责任人审核后将设计变更信息发给设计人员,设计人员在系统中调用上一版本的设计施工图纸,进行变更设计,设计完成后新的设计图纸作为以流水版本号保存在系统当中,避免设计变更过多造成版本不统一。严格控制施工图设计,提高设计能力,从根源抓起提高项目盈利能力。设计模块还可以加强信息沟通,加快工程进度;关注技术变更,及时进行工程索赔。
(3) 工程后期设计
系统实时保存工程设计文档大大减少了在工程后期的整理工作。系统保证了各类设计文档的保存、查找,为总承包商在此过程中好技术接口工作,做好调试方案,确保项目技术功能的落实,提供了强有力的支持。
合同管理
合同管理系统可很好地桥接工程项目的其它业务管理,。如:可在工程进度管理、采购、库存管理、费用控制管理、质量安全管理等各个模块之间起到协调、监控作用,使原本难以理清的施工管理和合同事务变得有章可循。
合同管理系统从合同拟定到合同结算进行过程的跟踪管理,保证在项目执行过程中的相关责任人可以及时掌握合同执行的状况,为合同的正常履约和规避合同风险起到了保证。将合同管理流程和公司的业务管理流程挂接到一起,从合同拟定到合同签订每一个阶段都按照公司既定的流程执行,减少合同的拟定风险,权责分明。
系统对各类承包合同、分包合同、劳务合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同以及其他一般性合同的原始信息(包括评标文件、工程量清单、合同价格信息)、过程信息(如:合同变更信息、补充信息、执行状态等)进行统一管理,并对合同计量、合同支付、合同计算、合同变更、合同索赔进行实时监控。
根据合同控制条件,对于不符合条款的自动提示预警。如:签证提醒、材料款工程分包款的付款预警、工程款回收预警、分包工程进度延迟预警、变更控制提醒等。
项目招标管理
招投标管理系统将WEB技术引入到项目的招投标管理过程中,提供一种全新的招投标管理工具,从而实现了招投标真正意义上的“公开透明、公平竞争、公正合理、诚实信用”原则。在业务模块设计上,招投标管理系统涵盖了招标计划管理、招标过程追踪、招标效果分析等多个模块。
物资管理
采购管理
采购管理是对企业所有的物资采购需求进行全方位、统一的管理。从申购到采购执行到采购结算一系列的管理。通过统一采购不仅可以帮助企业有效的控制成本,更可以使企业在物资采购方面达到有效的采购管理方法。采购管理系统也为招投标系统提供了可供分析的数据支持。同时采购管理中发生的数据信息也为合格供应商的评定提供了数据支持。
采购需求管理
由项目部根据项目制定的物资情况编制项目采购申请单。当请购物资超出规定范围时,系统会自动进行预警提示。
采购计划管理
上报的材料(或设备)需求计划结和实际库存编制材料的采购计划。经过审批生成材料的采购计划。采购物品按照采购总价进行审批预警,可自定义预警阀值;如:超过100万的采购需要经理审批,10万元以下的采购需要工程部审批等。
采购订单管理
经过审批后的采购计划,形成采购单。系统可对采购清单的状态进行全程追踪,如发货、验收、入库,有效监控订单执行状态。
采购合同管理
系统实现采购合同的模板及条款定制、管理,根据定制的条款进行合同的起草、审核、签订。按照合同条款执行材料采购。系统包括合同的起草、签订、变更、索赔、查询、终止等功能,形成合同摘要和合同文本台帐。在采购付款过程中,通过合同条款自动进行限制,到货的价格如果高于合同价格则不能进行付款操作。到货的数量如果高于合同数量则限制材料入库。
库存管理
入库管理
在材料现场移交情况下,系统根据移交登记自动完成材料入库,不需要人为干预。对于不采用现场移交的材料,对验收过的物品进行入库办理,生成入库单,库存增加。系统支持多种入库方式:常规入库、调拨入库、盘盈入库等。
出库管理
在材料采用现场移交情况下,系统根据移交登记自动完成材料出库,不需要人为干预。对于不采用现场移交的材料,按照计划、定额进行限额出库,超出预算自动报警,严格控制材料消耗。包括正常出库、盘亏出库、报损出库、退库出库,记录出库的基本信息(出库日期,材料去向等)及材料信息,生成出库单,库存自动减少。
库存调拨
系统支持多级仓库的管理,系统可对仓库与仓库之间、不同项目之间的材料进行调拨,形成调拨单。根据调拨(调入、调出)单进行成本的自动核算。
库存盘点
根据帐面数量对实物进行盘点,自动生成盘盈、盘亏表。盘盈的材料作“盘盈入库” 处理,并生成盘盈入库单;盘亏材料作“盘亏出库”处理,保持现有实物和帐面一致,同时并生成盘亏出库单。
供应商管理
通过对供应商的管理实现材料采购流程的标准化,为选择合格、可靠的材料供应商提供支持。
供应商管理不仅记录供应商基础信息,还依据采购管理、招投标管理提供的数据信息作为基础数据为合格供应商评定提供支持。如此便对以企业为中心形成强势合作伙伴网奠定有力的基础。
项目进度管理
进度计划是对项目的各个环节进行分解,按施工的逻辑进行合理安排,以反映施工顺序和各阶段工程面貌及完成情况,是工程项目管理的最基本内容,也是成本的最基本载体。
系统的进度计划是项目计划的重要组成部分,资源计划、物资计划及费用计划的编制都是以进度计划为基础的,因此项目进度计划是项目计划编制中的一项重要工作,也是项目计划的主要内容,可同时派生出不同组织与管理职能、不同资源、不同费用类别的系统的、全方位的项目实施计划。
根据项目的类型,项目进度可分为:投资进度管理、施工进度管理两个部分,分别对项目的投资和项目施工展开项目计划制定和项目实际执行过程跟踪,通过项目计划管理强化项目进度管理水平,加强公司对项目进度的控制能力。
项目质量管理
任何工程项目都是由分项工程、分部工程和单位工程所组成,而工程项目的建设,则是通过一道道工序来完成。所以,施工项目的质量控制是从工序质量到分项工程质量、分部工程质量、单位工程质量的系统控制过程。质量管理系统以各地政府质量监督总站的最新标准规范和ISO9000质量标准为基础,包括质量规范、质量目标、质检评定、质量事务等方面的管理。
安全管理
安全管理系统注重过程管理,为安全生产、文明施工提供全面管理手段,系统以OHSAS18001职业健康安全管理和政府的安全规范为基础,内容涵盖了施工现场安全管理的方方面面,包括安全文件、安全指导、重要危险源、安全隐患、特种作业持证上岗、安全隐患整改与事故处理等,从而建立完善的施工现场安全管理体系。
资料管理
资料的操作严格的按照权限管理,结合流程审批功能,提供编制、标注、收发、归档、借阅及追踪的项目工程资料管理应用,不能传阅的文件是不能被借阅的,对于能够借阅的文档,借阅和归还需要严格的登记;通过本系统,可协助企业建立以项目为单位的工程资料库,存档项目前、中、后期工程相关资料,提高企业工程项目资料的真实性和完整性。
在线审批
流程审批贯穿整个项目过程,如:合同审批,成本预算审批等,系统可以根据企业自身的要求进行流程的定义,使不同环节的人和不同地点的人都可以在平台中进行审批。
四、应用华腾房地产项目管理系统后带来的价值
1. 项目工期缩短10%到30%
通过标准化工艺的组织及资源优化配置,规范进度编制的过程,减少窝工的情况,同时对于进度可以由公司进行集中管控,对于超期进度进行预警,有效的防止进度工期延误的风险发生。从而使项目工期缩短10%到30%。
2. 项目成本可降低5%以上
通过成本预算管理,对于月度超出预算合同支付或者费用报销,则进行风险预警,同时对于物资标准价格的制定、物资计划的制定、合同供应商选择,可以有效的进行集中采购,降低采购价格、缩短采购周期、减少不合格产品问题的发生。对于项目领料,按照谁申请、谁领出、申请多少、领出多少原则,防止物资冒或领料超额的问题发生。
3. 管理层对项目状态的掌握更加及时准确
通过全业务流程的管理对项目过程中每个阶段的状态都可以进行实施追中,领导可以随时随地掌握项目状态。
4. 提高资源的有效利用率
通过资源状态的跟踪,如:物资资源的追踪,可以让物资协调部门可以清楚的知道物资的流向、归还时间,方便内部资源的配置,提高资源的有效利用。
5. 提高内部流程的流转速度,减少人员跑腿的时间
通过流程固化,减少人为的因素,而且提交相关审批单据可以通过系统来完成,减少了跑腿、等待的时间,提高了流程流转的速度。
6. 减少项目风险的发生
通过项目的风险预警提示,清楚的让管理层知道项目目前的状况,从而进行及时应对,避免事后救火,减少风险的发生。