一、 EPC项目管理现状及目标
1.1. EPC项目现状及潜在风险
1.1.1. 公司管理制度及标准无法落地
1.1.2. 多项目执行时过程难以监管
1.1.3. 项目毛利、盈亏无法有效的控制与核算
1.1.4. 公司有专项系统但数据之间无法有效整合
1.2. EPC项目全过程动态资源整合平台整体解决方案
1.2.1. 建立内部管理标准落地平台
1.2.2. 建立项目过程协作预警及资源整合平台
1.2.3. 面向企业外部客户及供应商互动平台
1.3. 建设EPC项目全过程动态管理资源整合平台后给企业带来的价值
二、EPC项目全过程动态管理资源整合平台的特点与内容
2.1 内部管理标准落地平台
2.1.1. 流程落地
2.1.2. 文档落地
2.1.3. 数据落地
2.2 项目协作及控制预警平台
2.2.1. 任务自动分发
2.2.2. 任务自动提醒
2.2.3. 多项目预警及单项目全生命周期提醒
2.2.4. 项目进度、资金两条线数据串联整合
2.2.5. 多项目图形化分析
2.3 面向企业外部客户及供应商互动平台
2.3.1. 面向客户互动沟通
2.3.2. 面向供应商任务协作与管控
2.3.3. 移动终端应用
方案编号:XMGL-20140909-002
方案基本说明:
(1) 本方案更多是从业务与信息化结合的角度去阐述建设的方法和构想;
(2) 本方案还可以根据后续正式合作再进行内容的细化,所以本方案不会作为最终的产品方案。
一、 EPC项目管理现状及目标
1.1. EPC项目现状及潜在风险
随着国内和国际建筑市场的快速发展,工程类企业承接项目数量的快速增多、公司规模的不断扩大,加上业主方需求变更的不断加剧,企业内部原先以手工管理为主的管理模式已不能适应企业进一步发展的要求。各部门相当大的精力放在编制计划、统计报表的基础工作上,信息反馈不够及时,计划、采购安排不尽合理,进度管理基本依赖人工方式,对项目各个部门的考核缺乏事实数据做依据,项目成本失控时有发生,公司领导不能完全掌握项目整体情况,因此,企业内部信息化管理体系进一步的完善已是当务之急。具体表现例如:
公司管理制度及标准无法落地
很多公司在项目各个环节都有了标准的制度和管理办法,如:设计制度、采购制度等,但在执行时却是“两层皮”,分析其原因,主要是制度的执行人摆脱不了原来的习惯,或者管理者缺乏落地的手段,造成很多问题出了还出,造成项目处于低水平重复,让经营者不断为重复问题买单。
多项目执行时过程难以监管
由于施工项目分散在异地实施,同时加上多项目并行管理,而传统的管理手段还是依靠人盯人、每天打电话询问、开会,才能了解到项目的信息,这种方式不仅造成信息的反馈速度滞后,而且需要大量人工进行手工制作报表,造成管理效率很低,随着项目的不断增多管理成本也逐渐增高。
项目毛利、盈亏无法有效的控制与核算
由于传统的项目管理还是基于财务核算的体系,只求算的快、算的准,而项目在过程中应该花多少,谁来花,是否超出了预算范围,这些或多或少存在着一些黑箱,造成预算与执行两张皮,而且管理者想在某个时间点想知道公司整体项目的毛利及盈亏情况时,财务也无法第一时间给予准确的答案,一般需要等到月底或年底才能通过财报看出盈亏情况,而且核算工作量大,容易产生滞后,同时也由于这种滞后性也给公司现金流造成不可控的风险。
公司有专项系统但数据之间无法有效整合
目前公司使用的专项系统只是解决了各个职能部门中的问题(如:财务系统、进度系统、合同系统、档案系统等),而这些系统最大的弊端是无法按照项目的业务过程把这些信息有效的组织起来,如:
☆ 项目设计时要串联项目的概算进行限额设计的控制;
☆ 采购申请时需要串联设计物料清单及工程进度要求,进行需求及进度控制;
☆ 采购合同签订时需要串联内部预算进行成本控制;
☆ 采购到货后需要串联设计要求进行物资的质量控制;
而目前的这些系统把项目中最关键的串联部分都分割成了信息孤岛,让信息之间无法校验、对比、交互,使企业的决策者和管理者无法获得项目完整的全貌。
1.2. EPC项目全过程动态资源整合平台整体解决方案
华腾软件是EPC项目管理行业的信息化解决方案公司,在EPC项目管理领域拥有专业团队,研究并致力于帮助我们的客户解决EPC项目管理领域的管理问题。针对以上问题及挑战,通过建立四个平台,华腾EPC项目管理系统将能够全面完整地解决上述问题。
建立内部管理标准落地平台
内部管理标准管理落地平台,主要是把项目过程中的业务流程、业务文档、业务关键数据指标,三个方面进行强制落地,通过系统固化形成控制规则,使执行者完全按照管理者的管理思路进行相关业务的开展,使制度执行自动化,风险控制过程化,强制让制度、标准落地。
当公司内部有新制度发布或部分流程进行调整和更新时,管理者不必要在进行全体的开会或者逐项的讲解,管理者只需要把需要更新的内容按照自己的构想在系统进行录入和发布,大大缩短了内部推广和使用的周期;而执行层面这些规则都会潜移默化的与他的工作自动绑定,按照发布好的内容进行引导及提示,真正让管理者的思路和想法可以百分百的落地执行。
建立项目过程协作预警及资源整合平台
项目协作及控制预警平台,是按照项目标准业务流程进行设置,通过任务与执行人员进行绑定,按照任务计划时间、职能部门、责任人进行任务的分发,保证有效的任务执行。
这样管理者每天只需要监控目前出了问题的项目,而且这些有问题的信息会自动推送到管理者的桌面,比如当项目中任务超出计划安排时间时,系统则自动进行预警通知,或者当项目中产生了一些异常的问题,如整改检查需要对项目进行停工,这样系统就充当了马路上的摄像探头,他会不停的对产生问题的点进行反馈和预警,大大减少了天天收报表或打电话追踪每个任务环节的时间成本,提高管理效率,让管理者可以随时随地的知道每个项目、每个人、每个任务具体的进展状况。
对于执行层来说,系统就好比身边安排了一个教练,告诉执行者如何做才是对的,这样执行者不用在头疼和摸索新方法,减少了低水平重复的问题发生,在任务推送时,系统会强调这些任务什么时间节点需要处理完成,配合的人都有哪些,这样执行层可以更好的优化自己的任务时间及配合资源,通过系统当他有需要处理的任务时,这些配合的人、任务的描述,他都会一览无余,打通了跨部门任务协作之间的沟通、信息的壁垒,让执行者可以更加轻松完成既定任务
面向企业外部客户及供应商互动平台
华腾基于互联网的思维模式,创新对原有的项目管理方式,通过信息化手段,让客户可以看见自己服务的项目、进度、现场的情况,让客户可以对项目进行评价,让企业可以第一时间关注到客户的想法和动态,对于外部的竞争,这也会成为企业的核心竞争手段,可以给潜在客户更好的展现企业是如何服务客户的,如何保证项目成功的,内部是如何有效对现场中产生的问题进行处理的,其他客户是如何对我们评价的,通过管理模式的创新,让企业从同质化竞争中托引而出。
对于供应商来说,通过信息系统可以对供应商进行任务的分配,供应商在线就可以收到具体的分配任务;当供应商执行完成的任务和结果,内部管理者可以第一时间了解到,并且做出最有效的处理。通过与供应商的在线互动,大大减少了沟通中的时间成本、提高了执行的质量。
1.3. 建设EPC项目全过程动态管理资源整合平台后给企业带来的价值
所以针对以上的问题,华腾公司认为普通的ERP、OA、项目管理系统、财务系统等,只是解决了单个方面职能的问题,或者是一些结果的上传和数据统计,而对于管理来说,华腾是通过一套完整信息化建设思维,把这个项目是怎么签进来的,项目是如何按标方式进行组织的、每个项目执行过程是如何监管的、资源是怎么协调的、项目完成后客户是怎么评价的、售后服务是如何处理等等,以面向项目组织过程、面向项目管控,把这些核心的要素在这个平台中全部串起来,围绕“项目”这个重要的管理对象去考虑它的整个的执行过程,把这些数据全部打通,依靠信息化的手段,形成企业完整的运营平台,完善企业内部的管理标准及落地、提高企业项目的执行效率、避免项目过程中的风险发生、持续降低项目成本、提高企业的竞争力。
二、 EPC项目全过程动态管理资源整合平台的特点与内容
2.1 内部管理标准落地平台
2.1.1. 流程落地
在系统中,可以通过流程定义的方式按照公司固化好的制度流程进行配置,这样减少了人为对流程执行的干预,只需要当前环节人员对自己任务处理完成后提交,系统则进行自动的流转,有效的保证了制度流程的有效执行。
2.1.2. 文档落地
通过系统管理者可以把公司内部制度与标准按任务节点进行分部,如:设计制度、采购制度、预算制度等,发布完成后这些文档会自动绑定到该执行环节,这样执行者在具体某个任务执行时,会自动看到制度对于该环节的硬性约束,保证了制度文档的执行。
2.1.3. 数据落地
对于公司内部核心结构化数据,如:预算指标、物料信息、物料价格、采购周期、进度分解模板等,都可以通过系统进行固化,这样在具体任务执行时,可以直接把执行数据与标准数据进行对比,当超出标准数据时系统可以进行预警,保证了指标的硬执行。如:下图当超出标准预算指标时,则用红色箭头直接标出,让管理者对于不满足标准的执行结果一目了然。
2.2 项目协作及控制预警平台
2.2.1. 任务自动分发
通过系统,管理者首先项目任务进行分解,把每个任务绑定好具体的责任人或责任角色,第二设置好紧前紧后任务后,系统就会按照时间节点和任务关系自动进行任务分发,这样当多个任务并行执行时,可以有效的解决任务的排期及协同,避免多任务出现时执行者出现任务遗漏。
2.2.2. 任务自动提醒
接受到任务后的执行者,通过系统自动查看到当前需要处理的任务列表,同时还会提示给执行者,该任务最晚的完成时间及具体内容要求。
点击某个任务后,系统会自动弹出需要执行者填报的数据表单,通过系统这种自动引导方式,保证执行者有效的对每个任务都可以按时按质的有效完成。
2.2.3. 多项目预警及单项目全生命周期提醒
管理者通过系统,可以了解公司各个区域,各个项目的执行情况,通过项目红绿灯方式快速、全貌的了解项目的关键节点。
当管理者需要了解具体某个项目中的任务时,只需进入该项目,就可以了解到单个项目的全生命周期的执行情况,让管理者不仅可以对全貌进行总览,也可以对局部进行分析。
2.2.4. 项目进度、资金两条线数据串联整合
基于面向项目执行的业务过程,把项目中最关键的两条线串联起来,即:进度管理主线及资金管理主线。让决策者可以通过项目的不同维度都可以了解到项目的全貌,比如:管理者想查看一个采购分包合同,在系统中不仅可以把合同本身的信息呈现给管理者,而且还对于合同关联的信息,如:合同当时是如何询价的,合同签订是对着哪个预算项的,签约时供应商是如何选择进来的等全方位信息,让管理者只要从一个点进入,这个点外围的关联信息也会进行辅助呈现,从而达到管理者可以通过项目的不同维度进行项目过程管控,减少多项目管控的压力。
2.2.5. 多项目图形化分析
对于多项目的对比,系统会自动生成图形化的文件,提供给领导决策参考。
2.3 面向企业外部客户及供应商互动平台
2.3.1. 面向客户互动沟通
通过系统,可以让公司外部客户对公司项目进行查看。例如:在施项目,客户进入在施项目后,会看到公司所有在施项目列表,同时会给客户展现每个项目的简介及项目情况,让客户很直观的了解企业的能力。
客户也可以点击某一项目查看项目详情时,会给客户展现项目的详细介绍、施工效果、项目完成情况等信息,提供公司一个给客户展示公司项目的平台。
系统可根据公司权限对正式客户开放账户,客户进入系统登录系统,点击“我的项目”来对合作项目进行追踪(包括:现场施工日志、工程进度、合同执行、项目工期),通过平台可以让客户知道目前项目进展情况,进度执行情况。
项目执行情况
同时客户可根据项目执行结果,对项目实施人员进行评价,也可以对项目中的问题进行反馈。
2.3.2. 面向供应商任务协作与管控
对于供应商参与的具体项目,供应商也可以通过系统,对自身完成的施工任务或供货情况进行执行上报,同时项目经理或项目负责人对于下达的整改任务,也可以通过系统直接下达给供应商,这样有效的保证了项目的质量与进度。
2.3.3. 移动终端应用
EPC项目全过程动态管理资源整合平台也可以通过手机、终端设备(Ipad)可以随时对待办事务进行审批处理,解决各级领导对日常工作、项目相关的事务、现场进度任务情况,进行处理与监管,同时反映项目任意时刻的动态投资与工程完成情况,全面实现对投资项目各个阶段的投资控制与工程进度的掌控,为各级领导提供方便、直观的分析、决策数据;
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